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Filtrer les emails lemwarm dans Gmail et Microsoft Outlook

Ce tutoriel vous explique comment créer des filtres dans Gmail et des règles dans Microsoft Outlook pour archiver automatiquement les emails lemwarm sans perturber le warm-up.

Filtrer les emails lemwarm évite d’encombrer votre boîte de réception tout en laissant lemwarm travailler en arrière-plan. En traitant ces emails correctement, vous préservez le bon fonctionnement du warm-up et facilitez la gestion de votre boîte de réception principale.

Pourquoi c’est important

Les emails lemwarm font partie du warm-up de votre boîte mail : ne les supprimez pas, ne les transférez pas et ne les déplacez pas dans des dossiers personnalisés qui perturberaient leur traitement normal. Le plus sûr est de faire en sorte qu’ils n’apparaissent pas dans votre boîte de réception principale, tout en veillant à ce qu’ils soient reçus et archivés correctement.

Important : ne supprimez pas les emails lemwarm, ne les transférez pas et ne les classez pas dans des dossiers. lemwarm en a besoin pour fonctionner correctement. Contentez-vous de les archiver sans les laisser dans la boîte de réception, en veillant à ce qu’ils ne soient pas envoyés dans les spams.

Limites

  • Ce filtre ne fonctionne que si l’option identifiant lemwarm dans le titre du mail est activée. Si elle est désactivée, l’objet de vos emails de warm-up ne contient pas lemwarmup : un filtre ou une règle reposant sur l’objet ne peut donc pas les repérer.

  • Pour une délivrabilité optimale pendant le warm-up, lemwarm recommande de désactiver cet identifiant. Consultez l’article Désactiver l’identifiant lemwarm dans l’objet des emails : ce qui change

  • Les emails de warm-up sont automatiquement supprimés sous 3 jours.

Avant de commencer

  • Vous devez déjà savoir vous connecter à votre compte email Gmail ou Microsoft.

  • lemwarm doit déjà être actif sur la boîte mail que vous souhaitez organiser.

  • Vous devez avoir l’autorisation de créer des règles ou des filtres de boîte de réception chez votre fournisseur d’email.

Configuration pas à pas

Partie 1 : filtrer les emails lemwarm dans Gmail

  1. Accédez à votre compte Gmail.
    Connectez-vous à la boîte de réception Gmail associée à lemwarm. Vous allez créer un filtre qui repère les emails de warm-up en fonction de leur objet.

  2. Accédez à tous les paramètres de Gmail.
    Cliquez sur l’icône en forme de roue dentée en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres.

    Gmail quick settings with See all settings highlighted

  3. Ouvrez la page de création d’un filtre.
    Ouvrez l’onglet Filtres et adresses bloquées, puis cliquez sur Créer un filtre.

    Gmail Filters and blocked addresses tab with Create a new filter highlighted

  4. Créez un filtre pour les messages contenant lemwarmup dans leur objet.
    Dans le champ Objet, entrez lemwarmup, puis cliquez sur Créer un filtre.

    Gmail filter form with lemwarmup entered in Subject and Create filter highlighted

  5. Choisissez les actions à appliquer.
    Dans les paramètres du filtre, cochez ces 3 options :

    • Ne pas afficher dans la boîte de réception (l'archiver)

    • Ne jamais envoyer dans le dossier Spam

    • Toujours marquer comme important

    Cliquez ensuite sur Créer un filtre pour enregistrer le filtre. Ces paramètres permettent d’archiver les emails lemwarm, d’éviter qu’ils soient envoyés dans les spams et de les marquer comme importants, sans perturber le warm-up.

    Gmail filter actions showing archive, never send to spam, always mark important, and Create filter

Tutoriel vidéo pour Gmail :

Video tutorial thumbnail for Gmail lemwarm filter setup


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Partie 2 : filtrer les emails lemwarm dans Microsoft Outlook

  1. Accédez à votre compte Microsoft.
    Connectez-vous à la boîte de réception Outlook associée à lemwarm. Vous allez créer une règle pour que ces emails soient traités automatiquement dès leur arrivée.

  2. Ouvrez la page des règles et ajoutez une nouvelle règle.
    Dans Outlook, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée, accédez à Mail → Rules, puis cliquez sur Ajouter une nouvelle règle.

    Outlook Settings with Mail Rules selected and Add new rule highlighted

  3. Nommez la règle.
    Donnez à la règle un nom clair, comme lemwarmup ou filtre lemwarm, pour la reconnaître facilement par la suite.

  4. Ajoutez la condition.
    Sous Ajouter une condition, choisissez Subject includes, puis entrez lemwarmup. La condition doit alors afficher Subject includes avec le mot-clé lemwarmup.

    Outlook rule condition dropdown with Subject includes selected
    Outlook rule setup showing Enter words to look for field
    Outlook rule condition completed with Subject includes lemwarmup

  5. Ajoutez les actions nécessaires.
    Configurez ces 3 actions :

    • Marquer comme lu

    • Mark with importance avec la valeur Élevé

    • Move to Archive

    Ces actions évitent que les messages encombrent votre boîte de réception, tout en assurant le traitement nécessaire au bon fonctionnement de lemwarm.

    Outlook rule actions showing Mark as read, Mark with importance High, and Move to Archive

  6. Enregistrez la règle.
    Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la règle. Une fois la règle enregistrée, Outlook l’appliquera automatiquement aux nouveaux emails lemwarm reçus.

    Outlook Save button highlighted for the completed rule

Tutoriel vidéo pour Microsoft Outlook :
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Exemple concret

Une solution courante consiste à créer une règle dédiée qui repère tous les emails lemwarm en recherchant le mot-clé lemwarmup dans l’objet. Cette approche convient si vous souhaitez garder une boîte de réception bien organisée sans risquer de perturber le warm-up à cause d’un tri trop poussé ou de la suppression de ces messages.

À vérifier dans votre configuration :

  • Utilisez lemwarmup dans le filtre ou la règle portant sur l’objet

  • Archivez les messages au lieu de les laisser dans la boîte de réception

  • Dans Gmail, veillez à ce que les messages ne soient pas envoyés dans les spams

  • Dans Gmail, marquez les messages comme importants

  • Dans Outlook, marquez les messages comme lus

  • Dans Outlook, réglez l’importance des messages sur « Élevé »

  • Ne les supprimez pas

  • Ne les transférez pas

  • Ne les déplacez pas dans des dossiers personnalisés, sauf si votre configuration garantit explicitement qu’ils seront archivés comme prévu

Problèmes courants et solutions

Problème : les emails lemwarm apparaissent toujours dans la boîte de réception

Cause : la condition sur l’objet est peut-être mal définie dans la règle ou le filtre, ou l’action d’archivage n’a pas été sélectionnée.

Solution :

  • Vérifiez la condition et assurez-vous que l’objet contient lemwarmup

  • Vérifiez que l’option d’archivage est activée

  • Enregistrez à nouveau la règle et testez-la avec les prochains messages reçus

Problème : l’objet des emails lemwarm ne contient pas lemwarmup

Cause : l’option identifiant lemwarm dans le titre du mail est désactivée pour votre boîte mail. Les boîtes mail pour lesquelles l’identifiant est désactivé font partie d’un groupe de warm-up distinct et n’échangent des emails de warm-up qu’entre elles. Les emails qu’elles reçoivent ne contiennent donc pas lemwarmup.

Solution :

Problème : les performances de lemwarm peuvent se dégrader

Cause : des emails ont été supprimés, transférés, envoyés dans les spams ou déplacés d’une manière qui perturbe le fonctionnement normal du warm-up.

Solution :

  • Supprimez toute règle qui supprime ou transfère les emails lemwarm

  • Modifiez la règle pour archiver les messages au lieu de les supprimer ou de les transférer

  • Dans Gmail, assurez-vous que le classement comme spam est désactivé pour ces emails

Problème : la règle Outlook ne fonctionne pas comme prévu

Cause : la règle est peut-être incomplète, désactivée ou configurée avec une condition incorrecte.

Solution :

  • Ouvrez Settings → Mail → Rules et vérifiez que la règle est active

  • Vérifiez que la condition affiche Subject includes lemwarmup

  • Vérifiez que les actions comprennent Marquer comme lu, Mark with importance : Élevé et Move to Archive

Problème : le tri des messages est trop poussé

Cause : d’autres règles de boîte de réception peuvent entrer en conflit avec votre filtre lemwarm.

Solution :

  • Vérifiez les autres règles actives dans Gmail ou Outlook

  • Repérez les règles qui suppriment ou déplacent des messages similaires, leur attribuent un libellé ou les transfèrent

  • Ajustez la priorité ou les conditions pour que seule la règle lemwarm prévue s’applique

Bonnes pratiques

  • Utilisez une règle simple, basée sur l’objet des emails.

  • Privilégiez l’archivage plutôt que des actions de nettoyage trop radicales.

  • Dans Gmail, veillez à ce que les messages lemwarm ne soient pas envoyés dans les spams et marquez-les comme importants.

  • Dans Outlook, marquez les messages lemwarm comme lus, réglez leur importance sur « Élevé » et déplacez-les dans le dossier Archive.

  • Vérifiez de temps en temps les règles de votre boîte de réception pour vous assurer que d’autres automatisations ne perturbent pas le traitement des messages.

  • En cas de doute, suivez le tutoriel vidéo Claap pour votre fournisseur d’email et reprenez exactement les paramètres présentés.

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