Ce que vous allez apprendre
À la fin de ce tutoriel, vous saurez consulter vos réunions à venir, passées et annulées, ouvrir une réunion passée pour en voir tous les détails et y retrouver les informations sur les participants, leurs réponses aux questions du formulaire de réservation et le lien de la réunion.
Pourquoi c’est important
La page Réunions planifiées ne se limite pas à la liste de vos prochains appels. Elle vous permet aussi de consulter les réunions terminées, de voir ce qu’un prospect a renseigné lors de sa réservation et de retrouver rapidement les réunions annulées pour en comprendre le contexte ou assurer le suivi.
Avant de commencer
Vous devez déjà savoir vous connecter à votre espace de travail lemcal.
Vous devez déjà avoir des réunions réservées via l’un des liens de réservation de votre calendrier.
Consulter vos réunions pas à pas
Partie 1 : ouvrir la page Réunions planifiées
Ouvrez la page Réunions planifiées. Dans la barre latérale de gauche, cliquez sur Réunions planifiées. En haut de la page, utilisez les onglets Tout, À venir, En attente, Passé et Annulé pour passer d’une vue à l’autre. C’est ici que vous consultez vos réunions en fonction de leur statut.
La liste sous les onglets affiche les réunions correspondant à l’onglet sélectionné. Elles sont regroupées par mois pour faciliter la lecture.
Partie 2 : consulter les détails d’une réunion
Ouvrez une réunion depuis la liste. Cliquez sur une carte de réunion dans la liste pour en afficher tous les détails. Cela vous permet d’aller au-delà du résumé affiché dans la liste principale.
Vérifiez les informations du participant. Dans la vue détaillée de la réunion, le panneau de gauche affiche les informations du participant : nom, poste, entreprise, adresse email et profil LinkedIn, selon les informations disponibles. Vous pouvez ainsi préparer une relance ou vérifier qui a participé à la réunion.
Consultez le récapitulatif de la réunion. En haut de la vue détaillée, vous retrouvez la date, l’heure, le lieu, le statut, la durée et les participants à la réunion. Cette section vous permet de vérifier les informations essentielles de la réservation.
Consultez les détails de l’événement et le lien de la réunion. La section centrale affiche le type de réunion, la date et l’heure exactes de la réunion, ainsi que la plateforme utilisée. Si un lien permet de rejoindre la réunion en ligne, vous pouvez aussi cliquer sur Rejoindre la réunion depuis cette section.
Consultez les réponses aux questions du formulaire de réservation. Dans la section Questions de la réunion, vous pouvez consulter les réponses fournies par le participant lors de la réservation. C’est particulièrement utile pour comprendre ses objectifs et ses cas d’usage, ou prendre connaissance de ses remarques complémentaires avant de reprendre contact.
Rejoignez la réunion depuis cette vue si nécessaire. Cliquez sur Rejoindre la réunion pour ouvrir le lien directement depuis la vue détaillée de la réunion.
Fermez la vue détaillée de la réunion. Quand vous avez terminé, cliquez sur le X en haut à droite pour revenir à la page Réunions planifiées.
Partie 3 : consulter l’onglet Passé
Affichez les réunions passées. Cliquez sur l’onglet Passé pour afficher les réunions qui ont déjà eu lieu. Vous pouvez ainsi retrouver rapidement les appels terminés et en consulter à nouveau les détails.
Dans l’onglet Passé, vous pouvez ouvrir n’importe quelle réunion de la liste pour consulter tous ses détails, les informations sur les participants, leurs réponses aux questions du formulaire de réservation et le lien de la réunion, comme expliqué plus haut.
Partie 4 : consulter l’onglet Annulé
Affichez les réunions annulées. Cliquez sur l’onglet Annulé pour consulter les réunions annulées. Cet onglet est utile pour retrouver le contexte d’anciennes réunions ou repérer celles qu’il faudrait reprogrammer.
La liste se met à jour pour n’afficher que les réunions annulées, regroupées par mois comme dans les autres vues.
Exemple concret
Voici un usage courant : après un appel commercial, ouvrez l’onglet Passé, consultez les réponses du participant et appuyez-vous sur ces informations pour lui envoyer un email de suivi plus pertinent. Vous pouvez aussi utiliser l’onglet Annulé pour repérer les occasions manquées et décider quels contacts inviter à reprendre rendez-vous.
Problèmes courants et solutions
Problème : vous ne retrouvez pas une ancienne réunion.
Cause : vous consultez peut-être le mauvais onglet.
Solution : vérifiez si la réunion doit se trouver dans l’onglet À venir, Passé ou Annulé, puis ouvrez l’onglet correspondant.
Problème : les réponses aux questions du formulaire de réservation n’apparaissent pas pour une réunion passée.
Cause : il se peut que la page de réservation n’ait pas proposé de questions personnalisées ou que le participant n’ait pas fourni d’informations complémentaires.
Solution : consultez la section Questions de la réunion dans la vue détaillée de la réunion. Si elle est vide ou peu renseignée, le formulaire de réservation n’a probablement pas recueilli davantage d’informations.
Problème : vous pensiez trouver un lien pour rejoindre la réunion, mais aucun n’apparaît.
Cause : la réunion n’a peut-être pas été configurée pour se tenir en ligne.
Solution : consultez les détails de la réunion pour vérifier la plateforme utilisée. Si aucun lien de réunion en ligne n’a été ajouté, l’action Rejoindre la réunion ne sera pas disponible pour cet événement.
Problème : les informations du participant semblent incomplètes.
Cause : le participant n’a peut-être pas renseigné certains champs, comme son poste, son entreprise ou son profil LinkedIn.
Solution : consultez les informations disponibles dans le panneau de gauche et appuyez-vous sur l’adresse email ou les réponses aux questions du formulaire de réservation pour en savoir plus.