Ce tutoriel vous explique comment créer un type de réunion dans lemcal et configurer ses options avancées : disponibilités, préférences de planification, questions, acheminement des prospects, rappels, emails de suivi, réservations payantes et paramètres d’intégration.
Pourquoi c’est important
Votre type de réunion définit l’ensemble du parcours de réservation. Une bonne configuration aide vos invités à réserver la bonne réunion, vous fournit les informations nécessaires avant l’appel et vous permet d’automatiser les actions avant et après la réunion.
Avant de commencer
Vous devez déjà avoir accès à votre espace de travail lemcal.
Vous devez déjà savoir créer des plannings de disponibilités dans la rubrique principale Disponibilités.
Pour proposer des réunions payantes, il vous faut un compte Stripe connecté.
Partie 1 : créer un type de réunion
Dans la barre latérale gauche, ouvrez Types de réunions, puis cliquez sur Nouveau type de réunion. L’éditeur du type de réunion s’ouvre et vous permet de configurer tous les paramètres de réservation.
Dans l’onglet Général, commencez par entrer le Nom de la réunion. C’est le nom que les invités verront sur votre page de réservation.
Définissez ensuite le Lien vers la page de planification. Vous créez ainsi l’URL unique que les invités utiliseront pour réserver ce type de réunion.
Partie 2 : configurer l’onglet Général
L’onglet Général regroupe les informations essentielles de votre type de réunion : son objet, sa durée et ce qui se passe après une réservation.
Ajoutez une description. Dans le champ Description, expliquez l’objectif de la réunion ou précisez ce que les invités doivent préparer. Ce texte s’affiche sur la page de réservation et indique aux invités à quoi s’attendre.
Définissez la durée. Choisissez la durée de la réunion en minutes ou en heures. Ce choix influe sur les créneaux proposés sur la page de réservation.
Choisissez le lieu de la réunion. Précisez où elle se déroulera, par exemple sur Google Meet. Ce réglage est essentiel : si aucun lieu n’est configuré, lemcal ne générera pas de lien pour les réunions réservées.
Ajoutez une URL de redirection après la réservation. Si vous souhaitez rediriger les invités vers une page personnalisée après leur réservation, entrez son adresse dans URL de redirection. Vous pouvez ainsi les orienter vers une page de remerciement, une page d’onboarding ou une page présentant les prochaines étapes.
Vérifiez les invités supplémentaires. La section Invités supplémentaires vous permet d’ajouter les personnes qui seront automatiquement conviées à chaque réunion réservée de ce type.
Partie 3 : choisir les disponibilités du type de réunion
L’onglet Disponibilité ne permet pas de modifier directement un planning. Il sert à sélectionner l’un des plannings de disponibilités que vous avez déjà créés dans la rubrique principale Disponibilités.
Ouvrez Disponibilité, puis sélectionnez dans la liste déroulante le planning à utiliser pour ce type de réunion. Vous lui attribuez ainsi des horaires de réservation sans modifier le planning lui-même.
Important : pour modifier les jours ou les horaires de travail, rendez-vous dans la rubrique principale Disponibilités. Dans un type de réunion, vous pouvez uniquement sélectionner un planning existant.
Partie 4 : définir les règles de réservation dans Préférences de planification
L’onglet Préférences de planification définit quand et comment les invités peuvent réserver. Ces réglages vous permettent de mieux gérer les délais de réservation, les pauses entre les réunions, l’affichage des créneaux et le nombre maximal de réservations par jour.
Définissez les délais de réservation, les pauses, l’intervalle entre les créneaux et les limites quotidiennes. Ouvrez Préférences de planification pour configurer les règles de réservation de ce type de réunion. Vous pouvez fixer les délais minimal et maximal de réservation, ajouter des pauses avant ou après les réunions, choisir l’intervalle entre les créneaux et limiter le nombre de réunions par jour.
Required notice : définit le délai minimal et le délai maximal entre la réservation et la réunion.
Buffers : ajoute des pauses avant ou après les réunions.
Time slots increment : définit la façon dont les créneaux de réservation sont affichés.
Maximum meetings per day : vous aide à gérer votre charge de travail.
Partie 5 : recueillir des réponses dans l’onglet Questions
Les questions s’affichent avant que les invités ne voient les créneaux disponibles. Elles permettent de recueillir des informations, de qualifier vos prospects ou de demander des renseignements obligatoires pour finaliser une réservation.
Ouvrez l’onglet Questions. En haut de l’onglet, vous pouvez aussi décider si les invités qui n’ont pas répondu doivent être ajoutés à une campagne lemlist.
Créez ou modifiez une question dans le bloc correspondant. Vous pouvez définir son intitulé, l’activer et choisir le type de réponse.
Si vous souhaitez imposer une réponse à la question, activez Obligatoire. Les invités ne pourront pas continuer sans y répondre.
Lors de la modification d’une question, vous pouvez à tout moment vérifier ou changer le réglage Obligatoire.
Exemples d’utilisation des questions :
« Comment puis-je vous aider ? » pour préparer l’appel
L’adresse email de connexion ou les informations du compte pour résoudre les problèmes plus rapidement
Le cas d’usage ou des informations sur l’entreprise pour qualifier les prospects
Partie 6 : orienter les invités vers le bon type de réunion
L’onglet Acheminement vous permet d’orienter les invités vers différents types de réunions selon leurs réponses. Vous pouvez ainsi partager un seul parcours de réservation en externe et diriger chaque invité vers le type de réunion adapté à son cas d’usage.
Ouvrez Acheminement, cliquez sur Choisissez une valeur, puis sélectionnez la question à utiliser pour la règle.
Choisissez l’Opérateur de la règle, par exemple égal, Contient ou ne contient pas, puis définissez l’action à déclencher lorsque la condition est remplie.
Entrez la valeur de comparaison, cliquez sur Choisissez une action, puis sélectionnez Rediriger vers un autre type de réunion si vous souhaitez orienter les prospects qui remplissent la condition vers un autre parcours de réservation.
À noter : la fonction Acheminement détermine vers quel type de réunion un invité est orienté. Elle ne répartit pas les réunions entre les membres de l’équipe. Pour répartir les réunions au sein d’une équipe, utilisez plutôt les types de réunions round robin.
Partie 7 : automatiser les rappels avant la réunion
Les rappels aident à limiter les absences grâce à des emails envoyés automatiquement avant le début de la réunion.
Ouvrez Rappels, activez les rappels, puis modifiez le contenu de l’email. Vous pouvez choisir quand envoyer le rappel et personnaliser entièrement le message.
Partie 8 : envoyer des emails de suivi après la réunion
Les emails de suivi permettent de recontacter automatiquement les invités une fois la réunion terminée. Ils peuvent servir à les remercier, à récapituler les échanges, à présenter les prochaines étapes ou à partager des ressources complémentaires.
Ouvrez Suivi, activez les emails de suivi, puis modifiez le contenu de l’email à envoyer après la réunion. Vous pouvez aussi définir le délai avant l’envoi du message.
Partie 9 : facturer vos réunions avec Meeting payant
Si vous proposez des prestations de conseil, des séances ou des appels payants, vous pouvez rendre la réservation payante via Stripe.
Ouvrez Meeting payant et activez l’intégration Stripe pour rendre les réservations payantes. Une fois le compte connecté, vous pouvez définir le tarif de réservation et la devise.
Important : pour le moment, les widgets intégrés ne permettent pas de proposer des réunions payantes.
Partie 10 : ajouter le widget de réservation à votre site internet
Pour proposer ce type de réunion sur votre site internet, copiez le code d’intégration depuis l’onglet Intégration.
Ouvrez Intégration, vérifiez le code généré, puis copiez-le dans le code de votre site internet à l’endroit où vous souhaitez afficher le widget de réservation. Vous pouvez aussi opter pour la version du calendrier en plein écran.
Exemple concret
Voici comment combiner simplement ces réglages avancés :
Créez un type de réunion Démo.
Ajoutez une question obligatoire, par exemple Comment puis-je vous aider ?
Utilisez Acheminement pour rediriger les invités vers une réunion d’onboarding si leur réponse concerne le support, et vers une démo commerciale si elle concerne la vente.
Activez Rappels pour limiter les absences.
Activez Suivi pour envoyer automatiquement des emails récapitulatifs.
Si la séance est payante, connectez Stripe dans Meeting payant.
Pour permettre la réservation directement sur votre site internet, copiez le code depuis Intégration.
Problèmes courants et solutions
Problème : les réunions réservées n’ont pas de lien Google Meet
Cause : aucun lieu n’a été configuré dans l’onglet Général.
Solution : ouvrez le type de réunion, allez dans Général et définissez le Lieu de l'événement, par exemple Google Meet.
Problème : vous souhaitez modifier vos horaires de travail depuis le type de réunion
Cause : les plannings de disponibilités ne peuvent pas être modifiés depuis un type de réunion.
Solution : rendez-vous dans la rubrique principale Disponibilités pour y modifier le planning, puis revenez dans le type de réunion pour le sélectionner.
Problème : les invités peuvent réserver trop peu de temps avant la réunion ou trop longtemps à l’avance
Cause : le réglage Required notice est mal configuré.
Solution : ouvrez Préférences de planification et ajustez les délais minimal et maximal de réservation.
Problème : les invités ne sont pas redirigés vers le bon type de réunion
Cause : l’opérateur, la valeur ou l’action de la règle d’Acheminement ne correspond pas à la réponse donnée.
Solution : vérifiez la question sélectionnée et la condition de la règle, puis assurez-vous que l’action de redirection mène au bon type de réunion.
Problème : les réservations payantes ne fonctionnent pas dans un widget intégré
Cause : les widgets intégrés ne prennent pas en charge les réunions payantes.
Solution : partagez le lien direct vers la page de réservation au lieu d’utiliser le widget intégré.
Types de réunions publics et privés
Public : ces types de réunions apparaissent sur votre page de réservation principale.
Privé : ces types de réunions n’apparaissent pas sur votre page de réservation principale et ne sont accessibles que via leur lien direct.