Ce tutoriel vous explique comment créer une réunion de groupe dans lemcal, limiter le nombre de participants, définir vos disponibilités et ajouter des questions au formulaire de réservation. Vous verrez aussi comment activer les réservations payantes ou intégrer la page de réservation, si vous le souhaitez.

Les réunions de groupe sont idéales pour réunir plusieurs personnes dans une même session : démos, webinaires, permanences, appels d’onboarding ou présentations d’équipe. Contrairement à un rendez-vous individuel classique, une réunion de groupe permet à plusieurs invités de réserver le même créneau, jusqu’à ce que le nombre maximal d’invités soit atteint.

Les réunions de groupe vous permettent d’accueillir davantage de participants lors de vos sessions en direct, sans gérer une réservation distincte pour chacun. Elles sont particulièrement utiles pour simplifier la planification tout en gardant la maîtrise du nombre de places, des horaires et des règles de réservation.

Rendez-vous dans Types de réunions, cliquez sur Nouveau type de réunion, puis sélectionnez Démo de groupe. Vous créez ainsi un type de réunion conçu pour plusieurs participants plutôt que pour un rendez-vous individuel.

Entrez ensuite les informations de base de votre nouvelle réunion :

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur Créer un type de réunion.

Dans l’onglet Général, commencez par renseigner les informations essentielles de la réunion. Indiquez le Nom de la réunion, ajustez le Lien vers la page de planification et rédigez une courte description pour que les invités comprennent l’objectif de la session.

Définissez ensuite le Nombre maximal d’invités par démo de groupe. Ce paramètre détermine combien de personnes peuvent réserver un même créneau avant qu’il soit complet. Par exemple, si la limite est fixée à 5, le créneau n’acceptera plus de réservations une fois 5 invités inscrits.

Choisissez le Lieu de l'événement, par exemple Zoom ou Google Meet. Ce choix détermine où se tiendra la réunion et le lien que les invités recevront après leur réservation.

Si besoin, ajoutez une URL de redirection de confirmation pour diriger les invités vers une page de remerciement, une page d’onboarding ou une ressource externe après leur réservation. Vous pouvez aussi ajouter des Invités supplémentaires qui seront automatiquement conviés à toutes les réunions réservées avec ce type de réunion.

Ouvrez l’onglet Planification, activez les jours que vous souhaitez proposer à la réservation et définissez la plage horaire disponible pour chaque jour activé. Les réunions de groupe fonctionnent ici un peu différemment des rendez-vous individuels classiques : les disponibilités se règlent directement dans cet onglet, et non dans une section distincte.

Les réunions de groupe ne permettent pas non plus de définir des exceptions pour une date précise, contrairement aux rendez-vous individuels classiques. Si vous ne souhaitez pas recevoir de réservations pour un jour donné, vous devez le désactiver manuellement.

Dans la partie droite de l’onglet Planification, définissez la Durée de la réunion. Vous pouvez entrer une valeur et choisir de l’exprimer en minutes ou en heures, selon vos besoins.

Choisissez le bon Fuseau horaire pour que votre calendrier et votre page de réservation affichent l’heure locale du propriétaire de la réunion.

Si vous souhaitez encadrer les délais de réservation, activez Avis requis et définissez le délai minimum et le délai maximum avant la réunion. Cela vous aide à éviter les réservations de dernière minute ou celles effectuées trop longtemps à l’avance.

Si vous avez besoin de plusieurs plages horaires dans une même journée, ajoutez un autre créneau de disponibilité et indiquez ses heures de début et de fin. C’est utile, par exemple, si vous souhaitez limiter les réservations à une plage le matin et une autre l’après-midi.

Pour recueillir des informations avant la réunion, ouvrez Questions et cliquez sur Ajouter une nouvelle question. Vous pouvez ainsi demander le nom de l’entreprise, le nombre de participants, leurs objectifs pour la session ou toute autre information utile avant le début de la réunion.

Pour chaque question, entrez son intitulé, activez-la, indiquez si la réponse est obligatoire et choisissez le type de réponse. Ces informations vous aident à qualifier les participants et à préparer la session à l’avance.

Si vous souhaitez que les invités paient avant de réserver, ouvrez Meeting payant et configurez Stripe. Vous pouvez y définir le prix de la réservation et la devise.

Notez que les réunions payantes ne sont actuellement pas prises en charge sur les pages de réservation intégrées.

Si vous souhaitez afficher la page de réservation sur votre site internet, ouvrez Intégration et copiez l’extrait de code généré. Vous pouvez également choisir la vue du calendrier en plein écran.

Le nombre de participants que votre réunion de groupe peut accueillir dépend de votre service de visioconférence et de votre abonnement, pas seulement des paramètres de la réunion dans lemcal.

Avec leurs offres les plus complètes, Zoom et Google Meet peuvent accueillir environ 1 000 participants. Pour la plupart des usages courants, sans option supplémentaire ni passage à une offre supérieure, la limite est généralement de 100 participants.

Voici une configuration courante pour une démo produit hebdomadaire en direct :

Avec cette configuration, plusieurs prospects peuvent réserver le même créneau de démo, et votre équipe dispose des informations nécessaires pour adapter la présentation.

Problème : les invités peuvent encore réserver des créneaux les jours que vous ne souhaitez pas proposer.
​Cause : le jour concerné est encore activé dans l’onglet Planification.
​Solution :

Problème : votre limite d’invités dépasse celle de votre plateforme de visioconférence.
​Cause : le nombre maximal d’invités défini dans lemcal dépasse la capacité de votre offre Zoom ou Google Meet.
​Solution :

Problème : les invités ne peuvent pas réserver à la dernière minute.
​Cause : l’option Avis requis est activée et impose un délai minimum avant la réunion.
​Solution :

Problème : les réunions de groupe payantes ne fonctionnent pas sur la page de réservation intégrée à votre site.
​Cause : les réunions payantes ne sont actuellement pas prises en charge sur les pages de réservation intégrées.
​Solution :