Le mode Round Robin répartit les nouvelles réunions entre plusieurs membres de votre équipe, à tour de rôle et de façon équitable, tout en tenant compte des disponibilités et des priorités de chacun.
Ce tutoriel vous explique comment créer un type de réunion Round Robin, ajouter et gérer les organisateurs et bien utiliser le système de priorité par étoiles. Vous apprendrez aussi à résoudre les problèmes lorsque les réunions ne sont pas attribuées comme prévu.
À noter : cette fonctionnalité est réservée au plan lemcal Pro.
Pourquoi c’est important
Avec Round Robin, vous répartissez les réservations entre les membres de votre équipe au lieu d’attribuer toutes les réunions à une seule personne. L’équipe peut ainsi mieux gérer la demande, tout en respectant les disponibilités de chaque organisateur et en attribuant une plus grande part des réservations aux membres dont la priorité est plus élevée.
Avant de commencer
Round Robin est disponible uniquement avec le plan lemcal Pro.
Vous devez déjà avoir ajouté des membres de votre équipe à votre espace de travail.
Pour pouvoir être sélectionné, chaque organisateur doit avoir correctement configuré lemcal, avec un calendrier connecté et des disponibilités définies.
Important : round Robin ne garantit pas un ordre de passage strict ni une répartition parfaitement égale. L’attribution des réunions dépend d’abord des disponibilités, puis de la priorité (étoiles).
Comment fonctionne Round Robin ?
Le principe de Round Robin est d’attribuer les réunions à tour de rôle aux organisateurs que vous avez sélectionnés. Voici un exemple simple :
Personne 1 → première réunion
Personne 2 → deuxième réunion
Personne 3 → troisième réunion
Personne 1 → quatrième réunion
La rotation se poursuit ainsi, mais en pratique, lemcal vérifie aussi que chaque personne est bien disponible sur le créneau choisi. Si une personne n’est pas disponible, la réunion ne lui est pas attribuée.
Partie 1 : créer le type de réunion Round Robin
Dans Types de réunions, cliquez sur Nouveau type de réunion, puis choisissez Round robin. Vous créez ainsi un type de réunion qui répartit les réservations entre les membres de l’équipe, plutôt que de les attribuer à un seul organisateur.
Entrez les informations de base du type de réunion, comme son nom et son lien de réservation. Ce sont les informations que verront vos invités au moment de réserver.
Partie 2 : configurer les détails de la réunion
Une fois le type de réunion créé, vous pouvez personnaliser le parcours de réservation, comme pour les autres types de réunions dans lemcal.
Dans Général, renseignez les champs Nom de la réunion, Lien vers la page de planification, Description, Durée et Lieu de l'événement. Vous pouvez aussi ajouter une URL de redirection et des Invités supplémentaires qui seront inclus automatiquement. Ces paramètres définissent les informations visibles lors de la réservation et le déroulement de la réunion.
Partie 3 : ajouter des organisateurs à la rotation Round Robin
Ouvrez la section Round robin, puis ajoutez des organisateurs à la rotation à l’aide du menu Choisissez un membre de l'équipe. Seuls les membres de l’équipe ayant correctement configuré lemcal peuvent être sélectionnés.
Sélectionnez un membre de l’équipe dans la liste déroulante pour l’inclure dans la rotation.
Pour chaque organisateur, vous pouvez activer ou désactiver sa participation à la rotation et choisir les disponibilités à appliquer. C’est utile si un membre de l’équipe a défini plusieurs configurations de disponibilité ou travaille selon des horaires variables.
Lorsque vous ajoutez des membres de l’équipe, lemcal affiche les disponibilités configurées pour chacun. Round Robin ne propose que les créneaux où au moins un organisateur éligible est disponible.
Partie 4 : définir les priorités avec les étoiles
Les étoiles jouent un rôle important dans Round Robin.
Chaque organisateur a un certain nombre d’étoiles :
Plus d’étoiles = priorité plus élevée
Moins d’étoiles = priorité plus faible
Cliquez sur les étoiles à côté du nom d’un organisateur pour augmenter ou réduire sa priorité.
Ce que signifie la priorité : les étoiles augmentent la probabilité qu’un organisateur se voie attribuer davantage de réunions, mais ne lui en donnent pas l’exclusivité.
Par exemple, si l’organisateur A a 3 étoiles et que les organisateurs B et C ont 1 étoile chacun, lemcal n’attribue pas les réunions selon un ordre strict du type « A, A, A, B, C ». Sur la durée, l’organisateur A a davantage de chances d’obtenir une plus grande part des réunions, tandis que B et C continuent de participer à la rotation.
Si tous les organisateurs ont le même nombre d’étoiles, la répartition est plus équilibrée.
Idées reçues sur les étoiles
« Avec trois étoiles, je devrais avoir toutes les réunions. »
Faux. On vous attribue davantage de réunions, pas toutes.« Une personne qui n’a qu’une étoile ne devrait avoir aucune réunion. »
Faux. Elle fait toujours partie de la rotation.
Partie 5 : retirer des organisateurs ou ajuster leurs paramètres
Vous pouvez modifier à tout moment la liste des organisateurs du type de réunion Round Robin.
Pour retirer un organisateur, cliquez sur l’icône Supprimer à côté de son nom. Il est immédiatement retiré de la rotation.
Pour modifier sa priorité, ajustez son nombre d’étoiles.
Pour modifier ses disponibilités, sélectionnez une autre configuration dans sa liste déroulante.
Si une personne n’a aucune disponibilité, lemcal ne lui attribue tout simplement aucune réunion.
Comment lemcal attribue les réunions
Lorsqu’une personne choisit un créneau, lemcal vérifie les critères suivants, dans cet ordre :
Disponibilité
L’organisateur doit être disponible sur le créneau sélectionné. Si une seule personne est disponible, la réunion lui est attribuée.Priorité (étoiles)
Si plusieurs organisateurs sont disponibles, ceux qui ont davantage d’étoiles sont favorisés.Répartition équitable
Même en tenant compte des priorités, le système continue d’équilibrer la répartition des réunions dans l’équipe sur la durée.
Round Robin n’est pas :
Un système qui garantit une répartition égale
Un système qui impose un ordre de passage strict
Un moyen pour un organisateur de monopoliser toutes les réunions
Un moyen de se passer de la gestion des disponibilités
Comment Round Robin tient compte des disponibilités
Round Robin respecte les horaires de chacun.
Exemple :
Vous travaillez du lundi au jeudi
Anna travaille du mardi au vendredi
Jelena travaille uniquement le mercredi
lemcal va alors :
Afficher uniquement les créneaux où au moins un organisateur est disponible
Attribuer la réunion à l’organisateur disponible le mieux placé selon les règles de priorité
Une attribution inattendue s’explique donc souvent par des différences d’horaires, plutôt que par une erreur du système.
Paramètres facultatifs à vérifier
Une fois votre rotation Round Robin configurée, vous pouvez affiner les autres paramètres de réservation :
Préférences de planification pour définir les délais de réservation, les temps de battement, l’intervalle entre les créneaux et le nombre maximal de réunions par jour
Questions pour recueillir des informations supplémentaires avant la réunion
Acheminement pour orienter ou filtrer les réservations en fonction des réponses, à l’aide de règles personnalisées
Rappels pour envoyer automatiquement des emails avant la réunion
Suivi pour envoyer des messages automatiques après la réunion
Exemple concret
Prenons un type de réunion Round Robin qui regroupe trois commerciaux :
Ana → 3 étoiles
Mark → 1 étoile
Nina → 1 étoile
Si les trois sont disponibles sur le même créneau, Ana a plus de chances de se voir attribuer la réunion. Mark et Nina restent toutefois éligibles et auront eux aussi des réunions au fil du temps.
Si Ana n’est pas disponible sur le créneau sélectionné, lemcal choisit entre Mark et Nina. Autrement dit, la disponibilité passe toujours avant la priorité.
Problèmes courants et solutions
Problème : « J’ai ajouté un membre à l’équipe, mais je ne peux pas le sélectionner dans Round Robin »
Cause : lemcal n’est pas correctement configuré pour ce membre de l’équipe.
Solution :
Vérifiez que son calendrier est connecté
Vérifiez que ses disponibilités sont définies
Actualisez la page de configuration Round Robin, puis réessayez
Problème : « J’ai attribué 3 étoiles à une personne, mais elle n’obtient toujours pas toutes les réunions »
Cause : les étoiles influencent la probabilité d’attribution, sans donner l’exclusivité.
Solution :
Gardez à l’esprit qu’une priorité plus élevée augmente la part des réunions attribuées à une personne, sans lui donner l’exclusivité
Vérifiez si d’autres organisateurs sont également disponibles sur les mêmes créneaux
Vérifiez que le comportement observé correspond au fonctionnement prévu de lemcal
Problème : « La réunion a été attribuée à mon collègue alors que j’étais disponible »
Cause : round Robin tient compte des disponibilités et de l’équilibre de la répartition, pas seulement des créneaux libres dans votre calendrier.
Solution :
Comparez le nombre d’étoiles des organisateurs
Vérifiez si votre collègue avait une priorité égale ou supérieure à la vôtre
Vérifiez les délais de réservation, les temps de battement, les exceptions de disponibilité et le nombre maximal de réunions par jour
Problème : « Aucun créneau n’est disponible pour mon type de réunion Round Robin »
Cause : une ou plusieurs règles de planification peuvent bloquer les créneaux de réservation.
Solution :
Vérifiez les disponibilités de chaque organisateur
Vérifiez le délai minimum et le délai maximum de réservation
Vérifiez les temps de battement et les exceptions définies pour certaines dates
Vérifiez le nombre maximal de réunions par jour
Problème : « J’ai retiré une personne, mais la répartition semble toujours déséquilibrée »
Cause : la nouvelle configuration s’applique aux prochaines réservations, mais les réunions déjà réservées restent attribuées aux mêmes personnes.
Solution :
Vérifiez que l’organisateur a bien été retiré de la rotation actuelle
Faites vos tests uniquement avec de nouvelles réservations
Vérifiez les disponibilités et le nombre d’étoiles des organisateurs restants
Bonnes pratiques
Attribuez le même nombre d’étoiles à tous les organisateurs si vous souhaitez une répartition plus équilibrée
Attribuez davantage d’étoiles à une personne uniquement si vous souhaitez qu’elle ait une plus grande part des réunions, pas toutes
Vérifiez régulièrement les disponibilités des organisateurs pour que les réunions restent correctement attribuées
Testez votre page Round Robin avec quelques réservations d’essai avant de la partager publiquement
En résumé
Dans lemcal, Round Robin permet de répartir les réunions entre plusieurs organisateurs d’une même équipe. Il respecte les disponibilités de chacun, tient compte des étoiles pour définir les priorités et équilibre la répartition sur la durée, sans imposer un ordre de passage strict.