Dans ce tutoriel, vous apprendrez à créer un calendrier de disponibilités, à définir plusieurs créneaux par jour, à copier vos horaires sur d’autres jours et à choisir un fuseau horaire. Vous verrez aussi comment ajouter des exceptions pour indiquer vos disponibilités ou vos indisponibilités à des dates précises.

Un calendrier de disponibilités bien configuré vous permet de choisir quand les autres peuvent prendre rendez-vous avec vous, sans devoir ajuster votre agenda à la main chaque jour. Grâce aux créneaux multiples, à la copie des horaires, au choix du fuseau horaire et aux exceptions par date, vous pouvez adapter vos calendriers à vos habitudes de travail.

Avant de commencer : vous devez déjà avoir accès à votre espace de travail lemcal et savoir où trouver les paramètres de prise de rendez-vous.

Étape 1 : ouvrir Disponibilités et créer un nouveau calendrier

Dans la barre latérale gauche, ouvrez Disponibilités, puis cliquez sur Nouveau calendrier. Vous créez ainsi un nouveau calendrier, que vous pourrez personnaliser selon votre façon de travailler, l’équipe concernée ou le type de réunion.

Étape 2 : nommer le calendrier et confirmer sa création

Entrez le nom que vous souhaitez donner au calendrier, puis cliquez sur Confirmer. Choisissez un nom clair pour l’identifier facilement par la suite, surtout si vous gérez plusieurs calendriers pour des usages différents.

Étape 3 : définir un créneau pour une journée

Pour chaque jour où vous souhaitez proposer des rendez-vous, activez le bouton correspondant et choisissez les heures de début et de fin. Vous pourrez utiliser ces disponibilités hebdomadaires de base pour vos types de réunions.

Étape 4 : ajouter plusieurs créneaux sur une même journée

Si vos disponibilités sont réparties en plusieurs plages, cliquez sur l’icône + à côté du jour concerné pour ajouter un créneau supplémentaire. C’est utile, par exemple, pour prévoir une pause déjeuner ou ne proposer des rendez-vous que le matin et en fin d’après-midi.

Étape 5 : vérifier les créneaux de la journée

Une fois le créneau supplémentaire ajouté, les deux plages horaires s’affichent pour le même jour. Vous pouvez ajuster chaque créneau séparément pour qu’il corresponde exactement à vos horaires de travail.

Étape 6 : copier les horaires sur d’autres jours

Pour réutiliser les mêmes horaires sur d’autres jours, cliquez sur l’icône copy hours du jour concerné, sélectionnez les jours auxquels vous souhaitez les appliquer, puis appliquez la modification. Vous gagnez du temps et gardez des horaires cohérents tout au long de la semaine.

Étape 7 : désactiver un jour où vous n’êtes pas disponible

Si vous ne souhaitez pas proposer de rendez-vous un jour donné, désactivez-le. Il apparaîtra alors comme « Non disponible » et aucune réservation ne sera possible ce jour-là dans ce calendrier.

Étape 8 : choisir le fuseau horaire du calendrier

Choisissez le fuseau horaire de ce calendrier dans le menu déroulant Fuseau horaire. Ce réglage est important si vos horaires de travail doivent rester liés à une région précise, sans varier selon l’endroit d’où les réservations sont consultées.

Étape 9 : ajouter une exception pour une date précise

Cliquez sur Ajouter une substitution de date lorsque vos disponibilités changent à une date précise. Les exceptions vous permettent de gérer ces cas particuliers sans modifier votre calendrier hebdomadaire habituel.

Étape 10 : vérifier l’exception ajoutée

Une fois créée, l’exception apparaît dans la section Remplacements de date, avec la date, les horaires et le statut. Cette liste vous permet de vérifier rapidement que l’exception est bien configurée.

Étape 11 : choisir la date à modifier

Dans la fenêtre de configuration de l’exception, sélectionnez la date concernée dans le calendrier. Vous indiquez ainsi à lemcal à quel jour appliquer des horaires particuliers plutôt que vos horaires hebdomadaires habituels.

Étape 12 : choisir entre Disponible et Non disponible

En haut de la fenêtre, le bouton à bascule vous permet soit d’ouvrir des créneaux spécifiques avec Disponible, soit de bloquer une plage horaire avec Non disponible. Vous pouvez ainsi gérer les jours fériés, les journées de déplacement, les horaires de bureau exceptionnels ou les créneaux ouverts ponctuellement.

Étape 13 : définir l’heure de début pour cette date

Dans le premier champ horaire, sélectionnez l’heure de début de votre disponibilité ou de votre indisponibilité à la date choisie.

Étape 14 : définir l’heure de fin pour cette date

Dans le second champ horaire, sélectionnez l’heure de fin de l’exception. Les heures de début et de fin délimitent précisément le créneau ouvert à la réservation ou la période bloquée pour ce jour-là.

Étape 15 : appliquer l’exception

Cliquez sur Appliquer pour enregistrer cette exception dans votre calendrier. Elle apparaîtra ensuite dans la section Remplacements de date du calendrier.

Voici un exemple simple pour mettre ces réglages en pratique :

Créez un calendrier pour votre semaine de travail habituelle en activant les jours du lundi au vendredi. Ajoutez un deuxième créneau le lundi pour les rendez-vous en fin de journée, puis copiez ces horaires sur les jours où vous avez les mêmes disponibilités. Choisissez le fuseau horaire correspondant à votre région, puis ajoutez une exception pour une date où vos horaires changent. Vous conservez ainsi un calendrier cohérent tout en gérant facilement les exceptions.

Problème : un jour est indiqué comme « Non disponible »

Cause : le jour est désactivé.

Solution : réactivez le jour, puis définissez au moins un créneau horaire valide pour cette journée.

Problème : vous avez besoin de deux créneaux de rendez-vous le même jour

Cause : un seul créneau a été ajouté.

Solution : cliquez sur l’icône + à côté du jour concerné, puis ajoutez une autre plage horaire.

Problème : les horaires diffèrent d’un jour à l’autre alors qu’ils devraient être identiques

Cause : les horaires ont été entrés manuellement pour chaque jour.

Solution : utilisez l’option copy hours pour appliquer les mêmes disponibilités aux autres jours de votre choix.

Problème : les réservations s’affichent à la mauvaise heure

Cause : le fuseau horaire du calendrier est mal configuré.

Solution : ouvrez le menu déroulant Fuseau horaire et sélectionnez le fuseau horaire à utiliser pour ce calendrier.

Problème : vous souhaitez modifier vos horaires pour une seule date, pas pour toute la semaine

Cause : la modification a été faite dans le calendrier hebdomadaire, sans utiliser d’exception.

Solution : si nécessaire, annulez la modification du calendrier hebdomadaire, puis cliquez sur Ajouter une substitution de date pour créer une exception limitée à cette journée.

Une fois votre calendrier prêt, vous pouvez l’utiliser partout où vous avez besoin de mieux maîtriser les créneaux ouverts à la réservation. Si vos horaires de travail changent souvent, les exceptions par date sont le meilleur moyen de garder un calendrier hebdomadaire clair tout en gérant les changements ponctuels.