Ce guide vous explique comment les activités lemlist se synchronisent avec HubSpot et se répartissent entre Emails, Appels et Notes. Vous comprendrez aussi pourquoi les limites de HubSpot influent sur leur enregistrement.

Comprendre où chaque activité est enregistrée vous aide à retrouver les données de vos campagnes dans HubSpot. Lorsque vous connectez lemlist à HubSpot, les activités de vos campagnes se synchronisent avec les contacts HubSpot, mais leur emplacement dépend du type d’activité. Vous savez ainsi où chercher les ouvertures, les clics, les actions LinkedIn, les appels et les autres données d’engagement pour suivre précisément les interactions avec vos prospects.

Avant de consulter ces correspondances, vérifiez les points suivants :

HubSpot n’autorise pas les applications tierces à enregistrer les données d’ouverture et de clic dans l’objet Email dédié de HubSpot.

Résultat : lemlist enregistre la plupart des activités sous forme de Notes plutôt que d’Emails. Seuls les emails envoyés et les réponses utilisent l’objet Email.

Pourquoi les ouvertures et les clics sont-ils enregistrés dans Notes ? L’API HubSpot ne permet pas aux applications tierces d’écrire dans les objets dédiés aux ouvertures et aux clics.

Important : pour le moment, l’ajout manuel d’un prospect à la section Désabonnements n’est pas transmis aux CRM. Nous ne pouvons synchroniser le désabonnement que si le prospect se désabonne lui-même de la campagne.

Toutes les activités liées aux campagnes sont enregistrées sous forme de Notes :

Les activités LinkedIn sont enregistrées dans l’objet Message LinkedIn ou sous forme de Notes :

Pourquoi utiliser Messages LinkedIn ? HubSpot dispose d’un objet Message LinkedIn dédié aux messages envoyés et aux réponses. Toutes les autres activités LinkedIn sont enregistrées sous forme de Notes.

Un appel passé avec lemlist est enregistré sur le contact HubSpot comme une activité de type Appel, et non comme une Note. Si le contact est rattaché à une entreprise, l’appel lui est aussi associé.

Les statuts d’appel prédéfinis de lemlist correspondent aux résultats d’appel standards de HubSpot. Ainsi, un appel marqué Pas de réponse par un commercial apparaît comme Pas de réponse dans HubSpot. Vous pouvez modifier la correspondance de chaque statut dans Settings → CRM → Activities → Appels.

⚠️ Les statuts d’appel personnalisés n’ont pas de correspondance par défaut. Un appel dont le statut a été créé par votre équipe dans lemlist apparaît comme Connecté dans HubSpot tant que vous n’avez pas défini la correspondance manuellement.

⚠️ Si vous recréez les résultats d’appel dans HubSpot, la correspondance par défaut ne fonctionne plus. La correspondance par défaut s’appuie sur les résultats d’appel d’origine de HubSpot. Si les résultats de votre portail ont été supprimés puis recréés, leurs identifiants sont différents : la correspondance par défaut pointe alors vers des résultats qui n’existent plus. Dans ce cas, définissez manuellement la correspondance de chaque statut.

Quatre options indépendantes dans Settings → CRM → Activities → Appels vous permettent de choisir les éléments transmis avec l’appel : Notes d'appels, Enregistrements d’appels, Transcription des appels, Résumé des appels. Elles sont activées par défaut.

Les éléments dont la synchronisation est activée sont ajoutés au corps de la note d’appel, toujours dans le même ordre : la note du commercial, le résumé IA, le lien vers l’enregistrement, puis la transcription. Les sections vides sont ignorées.

La note se complète au fur et à mesure. L’activité d’appel est créée dès la fin de l’appel avec les éléments disponibles à ce moment-là. La note est recréée à l’arrivée de la transcription, puis de nouveau quand le résumé IA est généré.

⚠️ Le lien vers l’enregistrement est public. Toute personne qui ouvre ce lien depuis la page du contact dans HubSpot peut écouter l’appel, sans avoir besoin d’un compte lemlist. Le lien n’expire jamais et ne peut pas être révoqué. Désactivez l’option Enregistrements d’appels si cela ne convient pas à votre équipe.

⚠️ La note est recréée, sans fusion des contenus. Toute modification manuelle apportée à cette note dans HubSpot est écrasée lors de la prochaine mise à jour. Rédigez vos notes d’appel dans lemlist.

Le résumé IA est synchronisé, pas généré : il n’est transmis que si l’appel en possède déjà un. La synchronisation ne déclenche jamais la génération d’un résumé.

Uniquement pour les appels passés avec lemlist : les appels issus des intégrations Aircall ou Ringover ne comprennent ni enregistrement, ni transcription, ni résumé.

Limite de longueur : la note d’appel HubSpot peut contenir jusqu’à 65 000 caractères. Au-delà, le contenu est tronqué à partir de la fin : la transcription est donc coupée en premier, sans qu’aucun avertissement ne s’affiche.

Synchronisation immédiate : toutes les activités sont enregistrées dès qu’elles ont lieu dans les campagnes lemlist.

Association au contact : les activités sont synchronisées avec le contact HubSpot dont l’adresse email correspond à celle du prospect dans lemlist.

Synchronisation des désabonnements : pour le moment, l’ajout manuel d’un prospect à la section Désabonnements n’est pas transmis aux CRM. Nous ne pouvons synchroniser le désabonnement que si le prospect se désabonne lui-même de la campagne.

Consultez Notes pour la plupart des activités : les ouvertures, les clics, les bounces, les actions LinkedIn et les activités des campagnes se trouvent dans la section Notes, pas dans Emails.

Filtrez les activités : utilisez les filtres de l’onglet Activité de HubSpot (Emails, Notes, Appels, Messages LinkedIn) pour retrouver rapidement un type d’activité précis.

Tenez compte des restrictions : les ouvertures et les clics sont enregistrés dans Notes à cause des restrictions de l’API HubSpot, et non d’une limite de lemlist.

Exploitez ces données dans vos rapports : exportez les données de Notes si vous créez des rapports personnalisés sur l’engagement de vos campagnes.

Formez votre équipe à cette répartition : assurez-vous que votre équipe sait où retrouver chaque type d’activité (Emails, Notes, Appels ou Messages LinkedIn).

Décidez à l’avance si vous souhaitez synchroniser les enregistrements d’appel : le lien d’enregistrement présent dans une note d’appel est public et permanent. Décidez en équipe si cela vous convient avant de laisser l’option Enregistrements d’appels activée.

Les activités n’apparaissent pas dans HubSpot

Solution : vérifiez que l’intégration HubSpot est connectée dans lemlist, sous Settings > Integrations. Assurez-vous que le contact existe dans HubSpot avec la même adresse email que dans lemlist. Vérifiez que la synchronisation des activités est activée.

Les ouvertures et les clics n’apparaissent pas dans l’objet Email

Cause : l’API HubSpot ne permet pas aux applications tierces d’écrire dans les objets dédiés aux ouvertures et aux clics des emails.

Solution : ce comportement est normal. Retrouvez les ouvertures et les clics dans la section Notes, et non dans Emails.

Tous les appels affichent Connecté, quel que soit le statut choisi par le commercial

Cause : le statut d’appel n’a pas de correspondance. Il s’agit soit d’un statut personnalisé créé par votre équipe, soit de résultats d’appel recréés dans votre portail qui ne correspondent plus à ceux utilisés par la correspondance par défaut.

Solution : ouvrez Settings → CRM → Activities → Appels et associez chaque statut d’appel au résultat HubSpot souhaité.

Un appel n’a pas de transcription ou de résumé dans HubSpot

Cause : la transcription et le résumé ne sont pas encore disponibles à la fin de l’appel. Ils sont ajoutés lors d’une mise à jour ultérieure. Il est aussi possible que l’appel n’ait aucun résumé, ou qu’il provienne d’Aircall ou de Ringover plutôt que de la fonction d’appel de lemlist.

Solution : patientez un peu, puis rouvrez l’appel dans HubSpot. Vérifiez que l’appel dispose bien d’une transcription et d’un résumé dans lemlist. Assurez-vous que les options Transcription des appels et Résumé des appels sont activées dans Settings → CRM → Activities → Appels.

Les modifications apportées à une note d’appel dans HubSpot ont disparu

Cause : lemlist recrée la note à chaque mise à jour au lieu de fusionner les contenus. Les modifications manuelles sont donc remplacées.

Solution : rédigez la note depuis l’appel dans lemlist.

Les activités LinkedIn sont absentes

Solution : vérifiez que les étapes LinkedIn ont bien été exécutées dans la campagne. Consultez l’objet Messages LinkedIn pour les messages envoyés et les réponses. Consultez Notes pour les autres activités LinkedIn (visites de profil, invitations, ouvertures).

⚠️ Restriction de l’API HubSpot : les ouvertures et les clics sont enregistrés dans Notes, et non dans Emails, car HubSpot ne permet pas aux applications tierces d’écrire dans les objets dédiés aux ouvertures et aux clics. Il s’agit d’une restriction de HubSpot, pas d’une limite de lemlist.

⚠️ Limite de la section Désabonnements : pour le moment, l’ajout manuel d’un prospect à la section Désabonnements n’est pas transmis aux CRM. Nous ne pouvons synchroniser le désabonnement que si le prospect se désabonne lui-même de la campagne.

⚠️ Enregistrement immédiat : toutes les activités sont enregistrées dès qu’elles ont lieu, sans délai de synchronisation.

⚠️ Notes ou Emails : la plupart des activités apparaissent dans la section Notes, et non dans Emails. Montrez à votre équipe comment retrouver les données d’engagement dans Notes.

⚠️ Les liens d’enregistrement des appels sont publics et permanents : toute personne qui ouvre le lien depuis HubSpot peut écouter l’appel sans compte lemlist, et ce lien ne peut pas être révoqué.

Objet de l'email :

Objet Appel :

Objet Message LinkedIn :

Objet Notes (toutes les autres activités) :