Ce que vous allez apprendre
Ce guide vous explique comment accéder à l’intégration HubSpot dans lemlist à l’échelle de l’équipe et régler les paramètres généraux de synchronisation. Vous apprendrez à faire correspondre les champs, y compris les champs personnalisés, et à choisir leur sens de synchronisation. Vous verrez aussi comment utiliser les Paramètres avancés pour choisir quand créer des fiches dans HubSpot et définir les valeurs par défaut des propriétés des nouvelles fiches. Enfin, vous saurez associer les utilisateurs pour conserver l’attribution des activités, choisir les activités à enregistrer dans HubSpot et consulter les Journaux pour diagnostiquer les problèmes de synchronisation.
Pourquoi c’est important
Gérer vos prospects manuellement dans lemlist et HubSpot vous fait perdre du temps et entraîne des incohérences dans vos données. Sans intégration :
Les activités de vos campagnes n’apparaissent pas dans HubSpot
Les données des contacts restent cloisonnées entre les deux plateformes
Vous devez mettre à jour manuellement les fiches de votre CRM après chaque action effectuée dans une campagne
Les activités ne sont plus attribuées, ou le sont au mauvais utilisateur
L’intégration HubSpot :
✅ Synchronise les contacts et les entreprises entre les deux plateformes
✅ Enregistre les activités automatiquement dans HubSpot (selon vos réglages dans Activités)
✅ Conserve l’attribution grâce à l’association des utilisateurs
✅ S’applique à toute l’équipe : une seule configuration pour toutes les campagnes
Avant de commencer
Avant de configurer l’intégration HubSpot, vérifiez que :
Vous avez les droits d’administration sur HubSpot pour autoriser l’intégration et gérer les propriétés et les utilisateurs
Vous avez les droits d’administration sur lemlist pour configurer les paramètres de l’équipe
Vous savez quels champs synchroniser entre lemlist et HubSpot
Vous êtes prêt à associer les utilisateurs des deux plateformes
Liste de vérification de l’intégration HubSpot
Parcourez cette liste pour vérifier que l’intégration HubSpot est entièrement configurée avant de lancer vos campagnes.
☐ HubSpot affiche le statut Connecté dans Paramètres → Intégrations → HubSpot
☐ La création des contacts est activée et son déclencheur est défini
☐ La correspondance est configurée pour tous les champs importants (nom, email, entreprise, etc.)
☐ Les champs personnalisés sont associés si vous en utilisez
☐ Le sens de synchronisation est défini pour chaque champ
☐ Les champs sont associés avant l’import des prospects ou le lancement des campagnes (la correspondance des champs n’est pas rétroactive)
☐ Les utilisateurs sont associés dans l’onglet Utilisateurs
☐ La synchronisation des activités est configurée dans l’onglet Activités
☐ Chaque contact possède au moins un identifiant (email, URL LinkedIn ou Domaine de l'entreprise)
☐ Les propriétés obligatoires sont définies si vous souhaitez choisir quels contacts sont créés dans HubSpot (Paramètres avancés)
Les principes à connaître
Une intégration commune à toute l’équipe
L’intégration HubSpot se configure pour toute l’équipe. Concrètement :
Vous configurez les paramètres une seule fois dans les réglages CRM de l’équipe
Les paramètres s’appliquent automatiquement à toutes les campagnes et à tous les utilisateurs
Vous n’avez pas besoin de connecter chaque campagne manuellement
Exception : les déclencheurs de création de deals se règlent dans chaque campagne (vous pouvez donc choisir des déclencheurs différents pour chacune). Vous pouvez aussi désactiver l’option « push to CRM » dans les paramètres d’une campagne pour limiter sa synchronisation.
Une intégration centrée sur les contacts
lemlist s’appuie sur l’objet Contacts, et non sur les prospects propres à chaque campagne.
Fonctionnement :
Un Contact représente une personne (par exemple, « John Smith »)
Ce contact peut apparaître dans plusieurs campagnes, sous la forme de prospects distincts
L’intégration HubSpot synchronise les données au niveau du contact, et non du prospect
La synchronisation bidirectionnelle
La correspondance des champs permet une synchronisation bidirectionnelle :
Les modifications apportées dans lemlist sont répercutées dans HubSpot
Les modifications apportées dans HubSpot sont répercutées dans lemlist
Vous choisissez le sens de synchronisation pour chaque champ (Bidirectionnelle, priorité HubSpot, Priorité lemlist)
⏱️ Délai de synchronisation : comptez généralement 2 à 10 minutes. Le délai peut être plus long en cas de volumes de données importants ou de saturation de l’API. Des synchronisations régulières actualisent automatiquement les données du CRM dans vos campagnes lemlist pour que les informations restent à jour. Lorsqu’une liste HubSpot est mise à jour automatiquement, les ajouts et les modifications de contacts sont répercutés dans ce même délai.
Étape 1 : accéder à l’intégration HubSpot dans lemlist
Cliquez sur votre profil ou votre nom en bas à gauche, puis sélectionnez Paramètres
Dans le menu de gauche, cliquez sur Intégrations, puis sur Paramètres pour l’intégration HubSpot
Sur la page HubSpot, vérifiez que l’intégration affiche le statut Connecté.
Vous pouvez désormais utiliser les fonctionnalités d’enrichissement de lemlist et les variables d’IA lors de vos imports depuis le CRM. Si les prospects importés depuis HubSpot n’ont pas d’adresse email, mais disposent d’une URL LinkedIn ou d’autres identifiants, lemlist peut les enrichir grâce à sa fonctionnalité de recherche et de vérification d’adresses email. Renseignez des informations comme le prénom et le nom du prospect, le nom ou le domaine de son entreprise, ou son URL LinkedIn pour trouver et vérifier son adresse email.
Étape 2 : régler les paramètres généraux
Activer la création de contacts et d’entreprises et choisir le déclencheur
Dans Options générales, activez Create contacts in HubSpot et Create companies independently si besoin. Si vous activez la création de contacts, choisissez à quel moment lemlist doit les créer dans HubSpot.
💡 Avant de créer un contact ou une entreprise, lemlist vérifie s’ils existent déjà, à partir de l’email pour les contacts et du domaine ou du nom pour les entreprises.
Étape 3 : configurer les Paramètres avancés
Définir les propriétés obligatoires
Ouvrez Paramètres avancés pour définir les règles de création des fiches dans HubSpot.
À quoi sert ce réglage : il détermine dans quels cas lemlist peut créer un contact ou une entreprise dans HubSpot.
Lorsque ce réglage est activé, lemlist ne crée un contact ou une entreprise que si les champs obligatoires sont renseignés.
Pour configurer cette option :
Cliquez sur l’onglet Paramètres avancés
Activez Only create contacts and companies in HubSpot if defined properties are not empty in lemlist
Choisissez si la règle doit s’appliquer aux Contacts ou aux Entreprises
Sélectionnez la propriété ou le groupe de propriétés à renseigner avant que lemlist puisse créer la fiche
Exemple : si vous exigez les champs Email et URL LinkedIn, le contact sera créé dans HubSpot uniquement si les deux valeurs sont renseignées.
Que se passe-t-il si un champ obligatoire n’est pas renseigné pour un contact ?
Le contact ne sera pas créé dans HubSpot
Cela vaut même si le contact est déjà dans une campagne
Cela vaut même si le contact est actif dans lemlist
Le fait que d’autres champs soient renseignés ne permet pas de contourner cette condition
💡 Ce réglage vous aide à garder des données propres dans votre CRM et à éviter d’envoyer des fiches incomplètes dans HubSpot.
Définir les valeurs par défaut des propriétés des nouvelles fiches
Dans le même onglet Paramètres avancés, vous pouvez définir les valeurs par défaut que lemlist attribue aux propriétés des nouvelles fiches créées dans HubSpot.
Pour configurer les valeurs par défaut, ouvrez l’onglet Contact, Entreprise ou Deal, puis cliquez sur Add a default value.
Vous pouvez ainsi vous assurer que les fiches créées par lemlist contiennent toujours une valeur pour la phase du cycle de vie, la source du prospect ou toute autre propriété HubSpot à renseigner par défaut.
Étape 4 : associer les champs
La correspondance des champs indique à lemlist quelles données synchroniser entre les deux plateformes.
⚠️ Si vous oubliez d’associer les champs ou le faites trop tard : vos données risquent de ne pas apparaître correctement dans HubSpot. Des valeurs peuvent être synchronisées dans la mauvaise propriété et des erreurs de synchronisation peuvent survenir. Et surtout, la correspondance des champs n’est pas rétroactive dans la V1 : si vous associez les champs après l’import des contacts ou le lancement des campagnes, les fiches existantes ne seront pas complétées rétroactivement.
Ouvrir l’onglet Champs
Dans l’intégration HubSpot, cliquez sur Champs pour consulter et gérer les correspondances de vos objets HubSpot (par exemple, les contacts).
Définir le sens de synchronisation pour chaque champ
Pour chaque champ associé, utilisez le menu déroulant Direction de synchronisation pour choisir comment ses valeurs sont synchronisées.
Choisissez priorité HubSpot si la valeur doit être définie par HubSpot
Choisissez Priorité lemlist si la valeur doit être définie par lemlist
Choisissez Bidirectionnelle uniquement si les deux outils doivent pouvoir mettre à jour le champ
Choisissez Désactiver la synchronisation si vous ne souhaitez pas synchroniser ce champ
👉 En cas de doute, conservez HubSpot comme source de référence pour la plupart des champs.
Ajouter un champ personnalisé à associer (facultatif)
Cliquez sur Ajouter un champ personnalisé de contact
Entrez un nom dans Nom du champ, choisissez le Type de champ, puis cliquez sur Créer un champ
Une fois le champ créé, associez-le à la propriété HubSpot correspondante et choisissez le sens de synchronisation souhaité.
⚠️ Important : configurez la correspondance des champs avant d’importer des contacts ou de lancer des campagnes. Elle n’est pas rétroactive dans la V1 : si vous associez les champs plus tard, les données existantes ne seront pas synchronisées rétroactivement.
Les erreurs fréquentes de correspondance des champs :
Valeurs différentes dans les listes déroulantes : les valeurs doivent être strictement identiques, majuscules et minuscules comprises (par exemple, « TITLE » est différent de « title »)
Propriété HubSpot manquante : la propriété doit déjà exister dans HubSpot avant de pouvoir l’associer
Association trop tardive : si vous associez les champs après l’import ou le lancement d’une campagne, les anciennes valeurs ne seront pas synchronisées rétroactivement
💡 Bonne pratique : utilisez des champs texte plutôt que des listes déroulantes autant que possible.
Étape 5 : associer les utilisateurs
L’association des utilisateurs permet de conserver la même attribution des activités et des contacts dans les deux plateformes.
Ouvrir l’onglet Utilisateurs
Dans l’intégration HubSpot, cliquez sur Utilisateurs pour accéder aux paramètres d’attribution par utilisateur.
Associer les utilisateurs lemlist aux utilisateurs HubSpot
Pour chaque utilisateur lemlist, sélectionnez l’utilisateur HubSpot correspondant dans le menu déroulant situé à droite de sa ligne.
Associer automatiquement les utilisateurs (facultatif)
Si vos utilisateurs lemlist et HubSpot ont les mêmes adresses email, utilisez l’association automatique pour les faire correspondre plus rapidement.
Définir la propriété par défaut (en l’absence de correspondance)
Lorsque le propriétaire défini dans le CRM n’est associé à aucun utilisateur lemlist, lemlist utilise un propriétaire par défaut. La section Définir la propriété par défaut de l’onglet Utilisateurs vous permet de le définir explicitement pour chaque sens de synchronisation.
HubSpot → lemlist : choisissez un utilisateur lemlist, ou sélectionnez Aucun propriétaire pour laisser les contacts et les entreprises sans attribution, plutôt que de les attribuer à l’utilisateur par défaut sans vous le signaler.
lemlist → HubSpot : choisissez un utilisateur HubSpot, ou sélectionnez Aucun propriétaire.
💡 Configuration par défaut : les équipes existantes conservent leur utilisateur par défaut actuel. Rien ne change tant que vous ne modifiez pas ce réglage. Pour les nouvelles équipes utilisant HubSpot, « Aucun propriétaire » est sélectionné par défaut dans les deux sens.
Règles d’association des utilisateurs
Attribution des activités :
Si l’activité a un Expéditeur → lemlist utilise l’utilisateur HubSpot associé à cet expéditeur
S’il n’y a pas d’expéditeur → lemlist utilise le propriétaire du contact (selon l’association des utilisateurs)
S’il n’y a pas de propriétaire → lemlist utilise le propriétaire par défaut configuré dans la section Définir la propriété par défaut de l’onglet Utilisateurs (ou « Aucun propriétaire » si c’est le réglage choisi)
⚠️ Vous pouvez associer plusieurs utilisateurs lemlist à un seul utilisateur HubSpot, mais pas l’inverse.
Étape 6 : configurer la synchronisation des activités
Choisissez les activités lemlist à synchroniser avec HubSpot.
Ouvrir l’onglet Activités
Dans l’intégration HubSpot, cliquez sur Activités pour voir les types d’activités que vous pouvez enregistrer dans HubSpot.
Activer ou désactiver les types d’activités
Utilisez les interrupteurs pour activer ou désactiver l’enregistrement des types d’activités que vous souhaitez conserver dans HubSpot (par exemple, les activités Email).
Choisir comment enregistrer chaque activité dans HubSpot
Pour chaque activité activée, utilisez le menu déroulant à droite pour choisir le type d’activité HubSpot (par exemple, Emails ou Notes pour enregistrer un événement).
⚠️ HubSpot ne permet pas toujours aux applications tierces d’enregistrer certains événements (comme les ouvertures ou les clics) sous forme d’objets Email dédiés. Selon votre configuration, ces événements peuvent donc être enregistrés sous forme de Notes.
⚠️ Limite de la synchronisation des désabonnements : pour le moment, lemlist ne transmet pas le désabonnement aux CRM lorsqu’un prospect est ajouté à la section Désabonnements. Nous ne pouvons synchroniser cette activité que si le prospect s’est désabonné lui-même de la campagne (statut Désabonné manuellement), par exemple en cliquant sur un lien de désabonnement ou en utilisant un mécanisme de désabonnement dans le message.
Étape 7 : consulter les Journaux en cas de problème
Pour voir ce que l’intégration synchronise et si chaque synchronisation a réussi ou échoué, ouvrez Journaux, choisissez une période, puis cliquez sur Rafraîchir pour actualiser les résultats.
Comment vérifier que tout fonctionne ?
✓ HubSpot affiche « Connecté » sur la page de l’intégration HubSpot
✓ Les données des champs associés se synchronisent : les modifications sont généralement répercutées en 2 à 10 minutes
✓ Les activités sont enregistrées dans HubSpot : selon les réglages de l’onglet Activités
✓ L’association des utilisateurs conserve l’attribution : les activités et les contacts sont attribués au bon utilisateur HubSpot
✓ Les Journaux affichent les synchronisations réussies et les erreurs en cas d’échec
Problèmes courants et solutions
Problème : HubSpot affiche « Connecté », mais les champs ne se synchronisent pas
Cause : correspondance incorrecte, mauvais sens de synchronisation, propriétés manquantes dans HubSpot ou absence de rétroactivité.
Que faire :
Vérifiez que le champ lemlist est associé à la bonne propriété HubSpot
Vérifiez le sens de synchronisation de ce champ
Assurez-vous que la propriété existe déjà dans HubSpot
Rappel : la correspondance des champs n’est pas rétroactive dans la V1. Les valeurs existantes ne seront pas synchronisées rétroactivement si vous avez associé le champ après l’import ou le lancement d’une campagne
Consultez les Journaux pour repérer les erreurs ou les synchronisations interrompues
Si l’erreur « this HubSpot is already on another user » s’affiche, déconnectez le compte de l’autre utilisateur avant de réessayer.
Si les filtres ou les listes sélectionnés sont en pause dans HubSpot, réactivez-les pour que la synchronisation fonctionne correctement.
Dans les paramètres HubSpot de lemlist, vérifiez que les options de synchronisation nécessaires sont activées pour autoriser l’import de nouveaux contacts depuis les listes HubSpot.
Si des contacts étaient déjà présents dans HubSpot avant la connexion à lemlist, importez-les manuellement avec l’option d’import depuis le CRM.
Problème : les contacts ne sont pas créés dans HubSpot
Cause : les propriétés obligatoires sont activées, mais certains champs requis ne sont pas renseignés pour ce contact.
Que faire :
Vérifiez la configuration de Mandatory properties dans Paramètres avancés
Vérifiez que toutes les valeurs obligatoires sont renseignées pour le contact (par exemple, Email et URL LinkedIn)
Si un champ obligatoire n’est pas renseigné, le contact ne sera pas créé dans HubSpot tant que ce champ restera vide
Consultez les Journaux pour vérifier si la fiche a été ignorée ou si la synchronisation a été interrompue
Problème : les activités sont attribuées au mauvais utilisateur HubSpot
Cause : les utilisateurs ne sont pas associés ou le sont mal.
Que faire :
Ouvrez Utilisateurs et associez chaque utilisateur lemlist au bon utilisateur HubSpot
Utilisez l’association automatique si les adresses email sont identiques
En l’absence de correspondance, le réglage Définir la propriété par défaut (onglet Utilisateurs) s’applique : un utilisateur précis ou « Aucun propriétaire »
Problème : la synchronisation prend plus de 10 minutes
Cause : volumes de données importants, saturation de l’API ou limites de débit imposées par HubSpot.
Que faire :
En cas de volume élevé, patientez jusqu’à 30 minutes
Consultez les Journaux pour repérer d’éventuels échecs répétés
Contactez l’équipe support de lemlist si les retards persistent au-delà d’une heure
Un même compte HubSpot ne peut pas être connecté à plusieurs équipes ou comptes lemlist. Pour les campagnes liées à des listes HubSpot mises à jour en continu, lemlist maintient la synchronisation en ajoutant les nouveaux contacts lorsqu’ils répondent aux critères des filtres et en mettant en pause ceux qui n’y répondent plus.
Bonnes pratiques
Associez les champs avant d’importer des prospects : la correspondance des champs n’est pas rétroactive. Configurez-la avant d’importer des contacts ou de lancer des campagnes.
Renseignez toujours au moins un identifiant par contact : l’email est le meilleur choix, mais les valeurs des champs URL LinkedIn ou Domaine de l'entreprise aident aussi à trouver le bon contact.
Privilégiez les champs texte aux listes déroulantes : vous réduisez ainsi les échecs de synchronisation dus à des valeurs qui ne correspondent pas.
Vérifiez l’association des utilisateurs chaque trimestre : mettez-la à jour lorsqu’un membre rejoint ou quitte l’équipe.
Consultez régulièrement les Journaux : c’est le moyen le plus rapide de comprendre pourquoi une fiche n’a pas été synchronisée.