Al final de esta guía, entenderás cómo se sincronizan las actividades de lemlist con HubSpot, qué actividades se guardan como Emails, Calls o Notes, y por qué las limitaciones de HubSpot afectan al almacenamiento de las actividades.

Entender la asignación de actividades te ayuda a encontrar los datos de las campañas en HubSpot. Cuando integras lemlist con HubSpot, las actividades de las campañas se sincronizan con los registros de los contactos, pero se guardan en lugares distintos según el tipo de actividad. Debes saber dónde buscar las aperturas, los clics, las acciones de LinkedIn, las llamadas y otros datos de interacción para hacer un seguimiento preciso de las interacciones con los prospectos.

Antes de revisar esta asignación:

HubSpot no permite que las apps de terceros guarden los datos de aperturas y clics en los objetos Email dedicados de HubSpot.

Resultado: lemlist guarda la mayoría de las actividades como Notes en lugar de Emails. Solo los emails enviados y las respuestas usan el objeto Email.

¿Por qué Notes para las aperturas y los clics?: por una restricción de la API de HubSpot; las apps de terceros no pueden escribir en los objetos dedicados de aperturas y clics.

Importante: por el momento, no enviamos información a los CRM cuando un Lead se añade manualmente a la sección Unsubscribe. Solo podemos sincronizar la actividad de baja si el propio Lead se dio de baja de la campaña.

Todas las actividades a nivel de campaña se guardan como Notes:

Las actividades de LinkedIn usan el objeto LinkedIn Message o Notes:

¿Por qué LinkedIn Messages?: HubSpot tiene un objeto LinkedIn Message dedicado para los mensajes enviados y respondidos. Todas las demás actividades de LinkedIn se guardan como Notes.

Una llamada realizada con lemlist se registra en el contacto de HubSpot como una actividad Call, no como una Note, y también se vincula a la empresa cuando el contacto tiene una.

Los estados de llamada predefinidos de lemlist se asignan a los resultados de llamada estándar de HubSpot, por lo que una llamada que un comercial marca como No answer aparece como No answer en HubSpot. Puedes cambiar la asignación estado por estado en Settings → CRM → Activities → Calls.

⚠️ Los estados de llamada personalizados no tienen asignación por defecto. Un estado que tu equipo creó en lemlist se muestra como Connected en HubSpot hasta que lo asignes manualmente.

⚠️ Si recreas los resultados de HubSpot, la asignación por defecto deja de funcionar. La asignación por defecto apunta a los resultados de llamada originales de HubSpot. Si los resultados de tu portal se eliminaron y se volvieron a crear, tienen otros ids y la asignación por defecto apunta a algo que ya no existe. En ese caso, asigna cada estado manualmente.

Cuatro interruptores independientes en Settings → CRM → Activities → Calls controlan qué se envía con la llamada: Calls note, Calls recording, Calls transcript, Calls summary. Están activados por defecto.

Todo lo que está activado se escribe en el cuerpo de la nota de la llamada, siempre en el mismo orden: la nota del comercial, el resumen de IA, el enlace de la grabación y, por último, la transcripción. Las secciones vacías se omiten.

La nota se completa de forma progresiva. La actividad de la llamada se crea en cuanto termina la llamada con lo que exista en ese momento, se reescribe cuando llega la transcripción y se vuelve a reescribir cuando se genera el resumen de IA.

⚠️ El enlace de la grabación es público. Cualquier persona que lo abra desde el registro de HubSpot puede escuchar la llamada, sin necesidad de una cuenta de lemlist, y el enlace nunca expira ni se puede revocar. Desactiva Calls recording si eso no es aceptable para tu equipo.

⚠️ La nota se reconstruye, no se combina. Cualquier edición manual de esa nota en HubSpot se sobrescribe en la siguiente actualización. Escribe las notas de las llamadas en lemlist.

El resumen de IA se sincroniza, no se genera: solo se envía si la llamada ya tiene uno. La sincronización nunca genera un resumen.

Solo llamadas de lemlist: las llamadas que provienen de las integraciones con Aircall o Ringover no incluyen grabación, transcripción ni resumen.

Límite de longitud: la nota de llamada de HubSpot admite 65,000 caracteres. El contenido más largo se recorta por el final (por eso, lo primero que se pierde es la transcripción) sin que se muestre ningún aviso.

Sincronización inmediata: todas las actividades se guardan inmediatamente a medida que ocurren en las campañas de lemlist

Coincidencia de contactos: las actividades se sincronizan con el contacto de HubSpot cuya dirección de email coincide con la del Lead de lemlist

Comportamiento de la sincronización de bajas: por el momento, no enviamos información a los CRM cuando un Lead se añade manualmente a la sección Unsubscribe. Solo podemos sincronizar la actividad si el propio Lead se dio de baja de la campaña.

Revisa Notes para la mayoría de las actividades - Las aperturas, los clics, los bounces, las acciones de LinkedIn y las actividades de campaña están todos en la sección Notes, no en Emails

Filtra la pestaña Activity - Usa los filtros de la pestaña Activity de HubSpot (Emails, Notes, Calls, LinkedIn Messages) para encontrar rápidamente tipos de actividad concretos

Entiende las limitaciones - Las aperturas y los clics se guardan como Notes debido a las restricciones de la API de HubSpot, no por una limitación de lemlist

Úsalo para los informes - Exporta los datos de Notes si creas informes personalizados sobre la interacción con las campañas

Forma a tu equipo sobre la asignación - Asegúrate de que tu equipo sepa dónde encontrar los distintos tipos de actividad (Emails, Notes, Calls o LinkedIn Messages)

Decide qué hacer con las grabaciones de llamadas antes de empezar - El enlace de la grabación en una nota de llamada es público y permanente. Acuerda con tu equipo si eso es aceptable antes de dejar Calls recording activado.

Las actividades no aparecen en HubSpot

Solución: verifica que la integración con HubSpot esté conectada en lemlist, en Settings > Integrations. Comprueba que el contacto exista en HubSpot con la misma dirección de email. Verifica que la sincronización de actividades esté activada.

Las aperturas y los clics no aparecen en el objeto Email

Causa: restricción de la API de HubSpot; las apps de terceros no pueden escribir en los objetos de aperturas y clics de Email.

Solución: es el comportamiento esperado. Busca las aperturas y los clics en la sección Notes en lugar de en la sección Emails.

Todas las llamadas aparecen como Connected, independientemente de lo que haya marcado el comercial

Causa: el estado de la llamada no tiene asignación, ya sea porque es un estado personalizado que creó tu equipo o porque los resultados de llamada de tu portal se volvieron a crear y ya no coinciden con los que usa la asignación por defecto.

Solución: abre Settings → CRM → Activities → Calls y asigna cada estado de llamada al resultado de HubSpot que quieras.

Una llamada no tiene transcripción ni resumen en HubSpot

Causa: la transcripción y el resumen no existen cuando termina la llamada; se añaden en una actualización posterior. También puede que la llamada no tenga ningún resumen o que provenga de Aircall o Ringover en lugar de las llamadas de lemlist.

Solución: espera un poco y vuelve a abrir el registro. Comprueba que la llamada en lemlist tenga realmente una transcripción y un resumen. Confirma que Calls transcript y Calls summary están activados en Settings → CRM → Activities → Calls.

Una nota de llamada editada en HubSpot volvió a su versión anterior

Causa: lemlist reconstruye la nota en cada actualización en lugar de combinarla, por lo que las ediciones manuales se reemplazan.

Solución: escribe la nota en lemlist, en el registro de la llamada.

Faltan actividades de LinkedIn

Solución: verifica que las etapas de LinkedIn se hayan ejecutado en la campaña. Revisa el objeto LinkedIn Messages para los mensajes enviados y respondidos. Revisa Notes para las demás actividades de LinkedIn (visitas al perfil, invitaciones, aperturas).

⚠️ Limitación de la API de HubSpot: las aperturas y los clics se guardan como Notes (no como Emails) porque HubSpot no permite que las apps de terceros escriban en los objetos dedicados de aperturas y clics. Es una restricción de HubSpot, no una limitación de lemlist.

⚠️ Limitación de la sección Unsubscribe: por el momento, no enviamos información a los CRM cuando un Lead se añade manualmente a la sección Unsubscribe. Solo podemos sincronizar la actividad de baja si el propio Lead se dio de baja de la campaña.

⚠️ Almacenamiento inmediato: todas las actividades se guardan inmediatamente a medida que ocurren. No hay retraso en la sincronización.

⚠️ Notes frente a Emails: la mayoría de las actividades aparecen en la sección Notes, no en la sección Emails. Enseña a tu equipo a revisar Notes para ver los datos de interacción.

⚠️ Los enlaces de las grabaciones de llamadas son públicos y permanentes: cualquier persona que abra el enlace desde HubSpot puede escuchar la llamada sin una cuenta de lemlist, y el enlace no se puede revocar.

Objeto Email:

Objeto Call:

Objeto LinkedIn Message:

Objeto Notes (todo lo demás):