Ce que vous allez apprendre
Vous apprendrez à choisir les activités lemlist à synchroniser avec Salesforce et à définir comment chaque type d’activité y est enregistré. Votre équipe commerciale pourra ainsi consulter tout l’historique de prospection dans son CRM, sans changer d’outil.
Pourquoi c’est important
Si votre équipe commerciale travaille au quotidien dans Salesforce, elle a besoin de savoir ce qui s’est passé avec un prospect avant de l’appeler ou de le relancer. La synchronisation ajoute toutes les activités lemlist directement au fil d’activité du prospect dans Salesforce : envois d’emails, ouvertures, clics, réponses et appels. Les AE peuvent ainsi prendre en charge les prospects qualifiés avec tout le contexte nécessaire, sans avoir besoin d’un récapitulatif du SDR.
Avant de commencer
L’intégration Salesforce est connectée dans lemlist (voir « Connecter lemlist à Salesforce »)
Vous disposez d’un accès administrateur à lemlist
Partie 1 : choisir les activités à synchroniser
Étape 1 : ouvrir l’onglet Activités
Dans l’intégration Salesforce, ouvrez l’onglet Activités. Vous y trouverez la liste de tous les types d’événements lemlist, que vous pouvez activer ou désactiver individuellement. Commencez par déterminer les informations réellement utiles à votre équipe commerciale dans Salesforce, puis n’activez que les types correspondants.
Étape 2 : activer ou désactiver les types d’activités
Activez ou désactivez chaque type d’activité selon les besoins de votre équipe. Email envoyé, Réponse reçue et Intéressé sont les signaux les plus utiles pour la plupart des équipes commerciales. Ouverture et Clic sont utiles pour les rapports avancés, mais risquent d’encombrer le fil d’activité si les AE n’exploitent pas ces données.
Partie 2 : définir comment les activités sont enregistrées
Étape 3 : choisir le type d’activité Salesforce pour chaque événement
Pour chaque activité activée, choisissez sous quelle forme elle sera enregistrée dans Salesforce. Le bon choix dépend de la façon dont votre équipe consulte le fil d’activité de Salesforce.
Tâche : les activités sont enregistrées comme des actions terminées. C’est le format le plus adapté à l’historique de prospection (emails, réponses) et celui qu’utilisent la plupart des équipes pour les activités lemlist.
Événement : les activités sont enregistrées sous forme d’entrées de calendrier. Ce format convient davantage aux réunions ou aux appels planifiés.
Étape 4 : sélectionner le type d’activité dans le menu déroulant
Dans l’intégration Salesforce, ouvrez l’onglet Activités, puis activez ou désactivez chaque type d’activité selon ce que vous souhaitez synchroniser.
Pour modifier le type d’activité Salesforce d’un élément, cliquez sur le menu déroulant situé à droite de la ligne correspondante.
Sélectionnez le type d’activité souhaité dans la liste.
Partie 3 : synchroniser vos appels
Un appel passé avec lemlist est enregistré dans Salesforce comme une Tâche de sous-type Appel, avec sa durée et son résultat. L’activité porte le titre « Call done from [campaign name] ». Les appels passés en dehors d’une campagne sont également synchronisés. Le contact doit d’abord exister dans Salesforce : la synchronisation de l’appel reste en attente tant que celle du contact n’a pas eu lieu.
Étape 5 : définir les valeurs envoyées pour les résultats d’appel
Le résultat de l’appel est inscrit dans le champ Résultat de la Tâche (CallDisposition). Dans l’onglet Activités, sur la ligne des appels, vous pouvez entrer la valeur exacte à envoyer pour chaque statut d’appel. Si vous laissez le champ vide, lemlist envoie le libellé du statut tel qu’il apparaît dans lemlist : un appel marqué Pas de réponse est transmis avec la valeur « Pas de réponse ».
Ce champ est en saisie libre : il n’y a ni menu déroulant ni vérification des valeurs acceptées par votre organisation. Dans une organisation Salesforce standard, le champ Call Result accepte n’importe quelle chaîne de caractères. La valeur que vous entrez est donc enregistrée telle quelle. Si votre administrateur a transformé Call Result en liste de sélection restreinte, Salesforce rejette toute valeur qui ne figure pas parmi les options et l’appel ne se synchronise pas. Avant d’entrer une valeur ici, vérifiez les valeurs autorisées dans votre liste de sélection Call Result et reprenez la valeur correspondante à l’identique.
Étape 6 : choisir les éléments à synchroniser avec l’appel
Quatre options indépendantes déterminent ce que lemlist envoie avec l’appel : Notes d'appels, Enregistrements d’appels, Transcription des appels, Résumé des appels. Elles sont activées par défaut.
Les éléments sélectionnés sont ajoutés au champ Description de la Tâche, toujours dans le même ordre : la note du commercial, le résumé généré par l’IA, le lien vers l’enregistrement, puis la transcription. Les sections vides sont ignorées.
Le champ Description se remplit progressivement. La Tâche est créée dès la fin de l’appel avec les éléments disponibles à ce moment-là. La Description est ensuite réécrite à l’arrivée de la transcription, puis une nouvelle fois lorsque le résumé est généré par l’IA.
Le lien vers l’enregistrement est public. Toute personne qui ouvre ce lien depuis la Tâche dans Salesforce peut écouter l’appel, sans compte lemlist. Ce lien n’expire jamais et ne peut pas être révoqué. Désactivez Enregistrements d’appels si cela ne convient pas à votre équipe.
Quelques points à connaître avant d’activer ces options :
La Description est entièrement réécrite, sans fusion avec le contenu existant. Toute modification manuelle dans Salesforce est écrasée lors de la mise à jour suivante. Rédigez vos notes d’appel dans lemlist.
Le résumé IA est synchronisé, pas généré. Il n’est envoyé que si l’appel en possède déjà un : la synchronisation ne déclenche jamais la création d’un résumé.
Uniquement pour les appels passés avec lemlist. Les appels provenant des intégrations Aircall ou Ringover n’incluent ni enregistrement, ni transcription, ni résumé.
Salesforce impose la limite de longueur la plus stricte des CRM pris en charge : le champ Description d’une Tâche est limité à 32 000 caractères, soit environ une demi-heure de conversation. Le contenu qui dépasse cette limite est coupé en partant de la fin : la transcription est donc tronquée en premier, sans aucun avertissement.
Exemple concret
Une équipe de SDR active trois types d’activités : Email envoyé → Tâche, Réponse reçue → Tâche, Intéressé → Tâche. Elle laisse Ouverture et Clic désactivés pour ne pas encombrer le fil d’activité de Salesforce. Lorsqu’un AE prend en charge un prospect qualifié, il retrouve tout l’historique de prospection : la date d’envoi de l’email, la réponse et le moment où le SDR a marqué le prospect comme intéressé. Il n’a pas besoin de quitter Salesforce ni d’envoyer un message au SDR.
Limite liée aux désabonnements : lemlist ne transmet aucune mise à jour à Salesforce lorsqu’un prospect est ajouté directement à la section Désabonnements. L’activité de désabonnement n’est synchronisée que si le prospect se désabonne lui-même d’une campagne.
Problèmes courants et solutions
Les activités n’apparaissent pas dans Salesforce
Causes possibles : le type d’activité est désactivé ou les autorisations sont insuffisantes côté Salesforce.
Dans l’onglet Activités, vérifiez que les types concernés sont activés
Ouvrez l’onglet Journaux et recherchez les erreurs de synchronisation des enregistrements d’activité
Vérifiez que l’utilisateur Salesforce connecté dispose de l’autorisation de création sur l’objet Tâche ou l’objet Événement
Les appels ne se synchronisent pas ou le champ Call Result contient une valeur incorrecte
Cause : la valeur envoyée par lemlist pour le résultat de l’appel n’est pas acceptée par le champ Call Result. Cela se produit lorsque le champ a été transformé en liste de sélection restreinte et que la valeur entrée sur la ligne des appels (ou le libellé du statut d’appel lemlist utilisé lorsque vous ne remplissez pas ce champ) ne correspond à aucune des options.
Ouvrez l’onglet Journaux et consultez l’erreur associée à l’appel concerné
Comparez les valeurs de votre liste de sélection Call Result avec celles qu’envoie lemlist
Entrez la valeur exacte de la liste de sélection sur la ligne des appels de l’onglet Activités
La transcription ou le résumé d’un appel n’apparaît pas dans Salesforce
Cause : ni la transcription ni le résumé ne sont disponibles à la fin de l’appel. Ils sont ajoutés lors d’une mise à jour ultérieure. Il est aussi possible que l’appel n’ait pas de résumé, ou qu’il provienne d’Aircall ou de Ringover plutôt que de la fonction d’appel de lemlist.
Patientez, puis rouvrez la Tâche
Vérifiez que l’appel dispose bien d’une transcription et d’un résumé dans lemlist
Vérifiez que les options Transcription des appels et Résumé des appels sont activées sur la ligne des appels
Pour un long appel, vérifiez si le champ Description a atteint la limite de 32 000 caractères : la transcription est tronquée en premier
Les modifications de la Description d’un appel dans Salesforce ont été écrasées
Cause : lemlist reconstruit la Description à chaque mise à jour, au lieu de la fusionner avec le contenu existant. Les modifications manuelles sont donc remplacées.
Rédigez plutôt la note dans lemlist, directement sur l’appel
Les désabonnements ne se synchronisent pas avec Salesforce
Cause : il s’agit d’une limite connue. Seuls les désabonnements effectués par les prospects eux-mêmes depuis une campagne sont synchronisés. Les ajouts groupés ou directs à la section Désabonnements ne déclenchent pas cette synchronisation.
Si vous avez besoin d’un suivi complet, suivez le statut de désabonnement séparément dans Salesforce
Si vos processus présentent des enjeux de conformité, gérez le statut de désabonnement directement dans Salesforce