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Descubre las novedades de la integración con Salesforce

Guía paso a paso para sincronizar tus Leads entre Salesforce y lemlist

Objetivo de aprendizaje

Al final de esta guía, sabrás cómo acceder a la integración con Salesforce a nivel de equipo en lemlist, configurar las opciones generales de sincronización, configurar la asignación de campos y de usuarios, gestionar la asignación de actividades y usar Logs/API Calls para supervisar la integración.
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¿Por qué es importante?

La integración con Salesforce reduce las actualizaciones manuales del CRM al sincronizar contactos y actividades entre lemlist y Salesforce a nivel de equipo, y te ayuda a mantener la propiedad de los registros coherente gracias a la asignación de usuarios.
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Requisitos previos

Antes de configurarla, necesitas:

  • Acceso de administrador en Salesforce para conectar y autorizar la integración

  • Acceso de Admin en lemlist para configurar los ajustes a nivel de equipo

  • 15–20 minutos para completar la configuración

Conceptos clave

Integración a nivel de equipo: Conecta una sola cuenta de Salesforce para todo el equipo. Los ajustes se aplican automáticamente a todas las campañas.

Sincronización basada en contactos: La sincronización de lemlist se configura a nivel de contacto (una misma persona puede estar en varias campañas).

Sincronización bidireccional: Según tus ajustes de asignación, las actualizaciones pueden sincronizarse en ambos sentidos. La sincronización suele tardar unos minutos.

Excepción: Los activadores de creación de oportunidades se configuran por campaña, no para todo el equipo.
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Paso 1: Abre la integración con Salesforce (ajustes del equipo)

  1. En lemlist, haz clic en tu nombre/avatar en la esquina inferior izquierda y selecciona Settings.

    Abrir Settings desde el menú de usuario en lemlist

  2. En la barra lateral izquierda, ve a Integrations y haz clic en Salesforce.

    Seleccionar Salesforce en Integrations dentro de los ajustes del equipo

Paso 2: Confirma el estado de la conexión

En la página de la integración con Salesforce, confirma que ves el estado Connected en la parte superior de la página.
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Paso 3: Configura los ajustes generales

En la integración con Salesforce, abre la pestaña General.

  1. En General options, elige si lemlist debe crear en Salesforce los registros que falten y cómo deben crearse los contactos de lemlist en Salesforce (Lead o Contact).

    General options en la integración con Salesforce

  2. En Set default properties values of new added records, define los valores por defecto que deben aplicarse a los nuevos registros del CRM creados por lemlist (Contact/Lead/Account/Opportunity).

    Valores por defecto de las propiedades para nuevos registros en la integración con Salesforce

Paso 4: Configura la asignación de campos

La asignación de campos define cómo se asignan los campos de lemlist a los campos de Salesforce y la dirección de la sincronización.

  1. Abre la pestaña Field Mapping y asigna los campos de lemlist a los campos de Salesforce en la lista (abajo se muestra la asignación de Contacts).

    Pestaña Field Mapping con la asignación de campos de Contacts entre lemlist y Salesforce

Elige la dirección de sincronización (por campo)

Para cada campo asignado, usa el icono de dirección para definir cómo se sincronizan los datos entre lemlist y Salesforce (por ejemplo, sincronización en ambos sentidos).

Control de la dirección de sincronización de un campo asignado en Field Mapping

Añade un campo personalizado de lemlist (opcional)

  1. En la vista Field Mapping, haz clic en Add a custom field.

    Botón Add a custom field en Field Mapping

  2. Introduce el Field name, elige el Field type y haz clic en Create field.

    Ventana modal para crear un campo de contacto con el nombre y el tipo de campo

⚠️ No se puede asignar a: campos Formula, Auto Number o Roll-Up Summary.

⚠️ La asignación de campos NO es retroactiva: solo se sincronizan los datos nuevos o actualizados después de cambiar la asignación.
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Paso 5: Configura la asignación de usuarios

La asignación de usuarios mantiene coherentes la propiedad de los registros y las actividades registradas al asignar los usuarios de lemlist a los usuarios de Salesforce.

  1. Abre la pestaña User Mapping y asigna cada usuario de lemlist al usuario de Salesforce correspondiente.

    Pestaña User Mapping con la asignación de usuarios de lemlist a usuarios de Salesforce

Comportamiento alternativo: Si un usuario de lemlist no está asignado, la integración usa el usuario de Salesforce por defecto configurado para la conexión.

⚠️ Puedes asignar varios usuarios de lemlist a un mismo usuario de Salesforce, pero no un usuario de lemlist a varios usuarios de Salesforce.
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Define la propiedad por defecto (comportamiento alternativo)

La sección Define default ownership de la pestaña User Mapping te permite elegir explícitamente el propietario alternativo para cada dirección de sincronización:

  • CRM → lemlist: elige un usuario de lemlist o selecciona No owner para dejar los contactos/empresas sin asignar en lugar de asignarlos sin avisar a un usuario por defecto.

  • lemlist → CRM: elige un usuario de Salesforce. Salesforce no admite de forma nativa la opción "sin propietario"; si la necesitas, crea un usuario de Salesforce específico llamado "No owner".

Accede a ella con el icono ✏️ de la pestaña General o directamente desde la pestaña User Mapping.

💡 Configuración por defecto: Los equipos existentes conservan su usuario por defecto actual. Los nuevos equipos de Salesforce usan "No owner" por defecto para CRM → lemlist; lemlist → CRM conserva el usuario por defecto.

Paso 6: Configura la asignación de actividades

Usa la asignación de actividades para decidir qué eventos de lemlist deben guardarse como actividades de Salesforce.

  1. Abre la pestaña Activities, activa/desactiva los tipos de actividad que quieres sincronizar y elige cómo debe guardarse cada actividad en Salesforce.

    Pestaña Activities con la asignación de actividades de lemlist a Salesforce

  2. Para cambiar el tipo de actividad de Salesforce de un elemento, haz clic en el menú desplegable del tipo de actividad, a la derecha de esa fila.

    Selección en el menú desplegable del tipo de actividad en la pestaña Activities

  3. Selecciona el tipo de actividad que quieras en la lista.

    Menú desplegable con los tipos de actividad de Salesforce disponibles

Paso 7: Revisa los Logs (para la solución de problemas)

Usa los Logs para verificar qué se sincronizó (y qué falló), filtrar por rango de fechas y actualizar la vista.

  1. Abre la pestaña Logs, selecciona un rango de fechas y haz clic en Refresh.

    Pestaña Logs con el selector de rango de fechas y el botón Refresh

Paso 8: Supervisa las API Calls

Usa la pestaña API Calls para supervisar el uso de la API de Salesforce y ajustar el límite si es necesario.

  1. Abre la pestaña API Calls para ver el límite diario y el uso diario.

    Pestaña API Calls con las métricas de límite diario y uso diario

  2. Haz clic en Update limit si necesitas cambiar el límite configurado.

    Botón Update limit en la pestaña API Calls

Paso 9: Configura la creación de oportunidades (por campaña)

Los activadores de creación de oportunidades se configuran a nivel de campaña (no en los ajustes del equipo).

Ve a Campaign Settings → CRM Integration y selecciona los activadores que quieras (por ejemplo: cuando el Lead responde o se marca como interesado).

💡 Crea oportunidades solo para acciones cualificadas y así mantener tus pipelines limpios.
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Paso 10: Importa Leads desde Salesforce

  1. Ve a tu campaña → Leads → Import Leads → CRM Import

  2. Selecciona Salesforce

  3. Elige un filtro de vista (Contact, Lead o Report)

  4. Haz clic en Import

Qué se importa:

  • Vista Contact: asignación de campos de Contact + campos de contacto personalizados

  • Vista Lead: asignación de campos de Lead + campos de Lead personalizados

  • Vista Report: depende del tipo de informe (debe incluir Lead ID o Contact ID)

Enrichment: Activa el enrichment de LinkedIn, el buscador de emails, el buscador de teléfonos o el verificador de emails durante la importación.
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Paso 11: Evita duplicados

lemlist comprueba si hay duplicados antes de crear registros.

Para Leads/Contacts: comprueba Email, LinkedIn URL, First + Last name
​Para Accounts: comprueba Domain, LinkedIn URL

Si existe una coincidencia, lemlist asocia los datos al registro existente en lugar de crear un duplicado.
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Paso 12: Gestiona los campos obligatorios

Si sincronizas como Leads, Salesforce exige un campo Company.

lemlist lo rellena automáticamente con:

  • La experiencia más reciente del contacto en una empresa

  • O la experiencia marcada como "primary"

¿Cómo sabrás que ha funcionado?

✓ El estado Connected aparece en la página de la integración con Salesforce
✓ Las asignaciones de campos y de usuarios están configuradas en sus pestañas respectivas
✓ Las actividades aparecen en Salesforce según tus ajustes de Activities
✓ Los Logs muestran las operaciones de sincronización correctas (y los fallos, si los hay)
✓ API Calls muestra el uso actual
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Solución de problemas

La conexión falla → Usa una cuenta de administrador de Salesforce y confirma que el acceso a la API está activado.

Los campos no se sincronizan → Confirma la asignación de campos y la dirección de sincronización y espera unos minutos. Recuerda: los cambios de asignación no son retroactivos.

No puedes asignar un campo → Es posible que el tipo de campo de Salesforce no sea compatible (formula, auto number, roll-up). Usa otro tipo de campo.

Actividades con el usuario incorrecto → Revisa User Mapping. Los usuarios sin asignar usan la opción alternativa configurada en Define default ownership: revisa tanto las filas de asignación como los menús desplegables de la opción alternativa.

Necesitas comprobar qué ocurrió → Revisa los Logs y actualízalos con el rango de fechas correcto.
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Consejos de optimización

Empieza por lo sencillo: Asigna primero solo los campos esenciales (nombre, email).

Haz una prueba primero: Lanza una campaña pequeña para confirmar que los registros y las actividades aparecen como esperas.

Supervisa los Logs con regularidad: Usa la pestaña Logs para detectar pronto problemas de asignación o de permisos.

Vigila el uso de la API: Usa API Calls para no alcanzar los límites de Salesforce durante los periodos de sincronización intensa.

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