Ouvrez la page Call settings. Dans lemlist, accédez à Paramètres → Call settings. La section Gérer les numéros de téléphone affiche vos numéros connectés et achetés, ainsi que leur statut, leur étiquette, les utilisateurs auxquels ils sont attribués et les actions disponibles.

Familiarisez-vous avec le tableau des numéros. Chaque ligne du tableau correspond à une ligne téléphonique. Les numéros achetés peuvent être attribués aux membres de votre équipe. Votre numéro connecté, lui, est votre ligne personnelle vérifiée, utilisée dans lemlist.

Chaque ligne affiche aussi le score de santé du numéro. Pour l’interpréter et savoir comment agir si un numéro présente un risque, consultez Vérifier le score de santé de votre numéro avant que les opérateurs ne le signalent comme spam.

Renommez votre numéro pour mieux l’identifier. Cliquez sur le champ Étiquette à côté d’un numéro et entrez un nom explicite (par exemple « Ligne commerciale – États-Unis » ou « Service client »). Des étiquettes claires permettent de choisir facilement la bonne ligne au moment d’appeler et de suivre les performances de chaque numéro.

Choisissez les membres de l’équipe qui peuvent utiliser un numéro acheté. Pour un numéro acheté, ouvrez le menu déroulant Utilisé par et sélectionnez les utilisateurs qui doivent pouvoir l’utiliser. Un même numéro acheté peut être partagé entre plusieurs membres de l’équipe : vous pouvez ainsi prospecter une région sans acheter un numéro distinct pour chaque commercial. Si vous retirez un utilisateur de la liste, il n’aura plus accès à ce numéro.

Activez l’enregistrement des appels. Ouvrez les paramètres d’un numéro de téléphone, puis activez l’option Enregistrement automatique des appels sortants pour enregistrer automatiquement tous les appels sortants passés avec ce numéro. Les enregistrements sont ensuite conservés dans votre historique d’appels pour que vous puissiez les réécouter plus tard.

Activez l’enregistrement des appels entrants. Dans les paramètres de ce même numéro, activez l’option Enregistrer les appels entrants pour enregistrer automatiquement tous les appels reçus sur ce numéro. Comme pour les appels sortants, les enregistrements sont conservés dans votre historique d’appels.

Configurez le transfert d’appels (numéros achetés uniquement). Si votre équipe achète un numéro local via lemlist, vous pouvez transférer les appels entrants vers votre propre ligne téléphonique pour répondre à un prospect qui vous rappelle. Le transfert ne se configure pas sur le numéro lui-même : chaque utilisateur définit son propre numéro de transfert. Accédez à Paramètres → Paramètres d'envoi → Utiliser un téléphone personnel, entrez votre numéro dans le champ Indiquez votre numéro, puis activez l’option Recevoir des appels entrants sur mon téléphone.

Qui reçoit les appels entrants ? Chaque appel entrant est dirigé vers l’un des utilisateurs du numéro, selon cet ordre de priorité : le dernier utilisateur qui a appelé le contact ou lui a envoyé un SMS, puis le dernier utilisateur ayant eu une activité liée à ce contact, et enfin le propriétaire du contact. Si aucun d’entre eux n’utilise ce numéro, l’appel est dirigé vers l’un de ses utilisateurs, choisi au hasard. Seuls les utilisateurs qui font encore partie de votre équipe peuvent recevoir des appels. Sur un numéro partagé, deux appels de la même personne peuvent être dirigés vers deux membres différents de l’équipe. L’appel n’est transféré que si l’utilisateur concerné a activé l’option Recevoir des appels entrants sur mon téléphone ; sinon, il est enregistré comme appel manqué pour cet utilisateur.

Suivez votre consommation et achetez des minutes supplémentaires. La section Total des minutes d'appel disponibles indique combien de minutes d’appel vous avez consommées ce mois-ci et combien il vous en reste. Lorsqu’il vous en reste peu, cliquez sur Acheter des minutes supplémentaires pour en acheter davantage.

L’étiquette du numéro ne s’enregistre pas : vous n’avez peut-être pas les droits d’administration, ou le numéro est verrouillé par le système. Assurez-vous d’être administrateur de l’espace de travail, actualisez la page, puis réessayez de modifier l’étiquette. Seuls les administrateurs peuvent renommer les numéros.

Impossible d’ajouter un utilisateur à un numéro : cet utilisateur ne fait peut-être pas partie de votre espace de travail. Vérifiez qu’il a bien été invité à votre espace de travail lemlist, puis ajoutez-le à nouveau depuis le menu déroulant Utilisé par.

Le transfert d’appels ne fonctionne pas : le numéro de transfert est peut-être absent ou invalide, ou l’option est désactivée. Accédez à Paramètres → Paramètres d'envoi → Utiliser un téléphone personnel, vérifiez le numéro dans le champ Indiquez votre numéro et assurez-vous que l’option Recevoir des appels entrants sur mon téléphone est activée. Le transfert s’applique aux numéros achetés par votre équipe. Si vos correspondants entendent The person you're trying to reach is unavailable, consultez Message « The person you're trying to reach is unavailable » lors d’un appel vers votre numéro lemlist : que faire ?.

Vous n’avez plus de minutes : vous avez dépassé le quota mensuel de minutes d’appel de votre plan. Achetez des crédits supplémentaires ou attendez le renouvellement de votre quota mensuel. L’option « Appeler depuis votre téléphone » consomme le double de crédits : désactivez-la s’il vous reste peu de minutes.