À la fin de ce tutoriel, vous saurez activer les notifications d’appels entrants par email pour votre équipe. Vous comprendrez aussi comment la transmission du numéro de l’appelant aide les commerciaux à identifier les prospects lorsqu’un appel leur est transféré.
Pourquoi c’est important
Si votre équipe utilise des numéros achetés sur lemlist, il fallait jusqu’à présent transférer les appels entrants vers un autre numéro de téléphone. Cela obligeait souvent les commerciaux à utiliser leur téléphone personnel ou à conserver un abonnement à un service de téléphonie externe, simplement pour être rappelés.
Avec cette mise à jour, votre équipe peut être avertie presque instantanément lorsqu’un prospect rappelle. Les appels transférés peuvent aussi afficher le numéro réel du prospect plutôt que le numéro acheté. Il est ainsi beaucoup plus facile d’identifier l’appelant, de lui répondre plus vite et de le rappeler directement depuis lemlist.
Avant de commencer
Vous devez déjà disposer d’un numéro de téléphone acheté sur lemlist.
Vous devez être administrateur de l’équipe pour activer ou désactiver ce paramètre.
Vous devez déjà savoir accéder aux « Paramètres de l'équipe » dans lemlist.
Mode d’emploi
Partie 1 : ouvrir les « Paramètres d'appel » de votre équipe
Dans votre espace de travail lemlist, cliquez sur le menu de votre profil en bas à gauche, puis sélectionnez Paramètres. Les administrateurs y gèrent les options d’appel de l’équipe.
Dans la barre latérale des paramètres, ouvrez Paramètres d'appel, puis l’onglet Paramètres de l'équipe. Dans la section Clavier, repérez l’option M’envoyer un email lors des appels entrants (uniquement pour les numéros achetés). Activez-la pour que votre équipe soit avertie par email des appels entrants.
Partie 2 : comprendre ce qui se passe après l’activation
Lorsqu’un prospect appelle votre numéro acheté sur lemlist, lemlist envoie un email transactionnel environ 10 secondes après le début de l’appel. L’utilisateur concerné reçoit ainsi rapidement les informations utiles, sans qu’une alerte dans l’application soit nécessaire.
L’email est envoyé au dernier utilisateur à avoir appelé ce prospect, pas forcément au propriétaire du prospect. C’est important si plusieurs membres de l’équipe se partagent la gestion des prospects ou si les commerciaux se relaient pour les contacter.
Si cet utilisateur ne fait plus partie de votre équipe, l’email est envoyé au membre de l’équipe à l’origine de la dernière activité liée au prospect, puis, à défaut, au propriétaire du prospect. Si aucun d’eux ne fait encore partie de l’équipe, l’email est envoyé à un administrateur de l’équipe. Les utilisateurs qui ont quitté l’équipe ne le reçoivent jamais.
L’email est envoyé même si l’utilisateur n’a pas configuré de numéro de transfert. Autrement dit, le transfert d’appel n’est plus obligatoire si vous souhaitez simplement savoir qui a appelé et le rappeler rapidement.
Partie 3 : rappeler plus vite grâce à l’email de notification
Ouvrez l’email de notification d’appel entrant dès sa réception. Il contient les principales informations sur le prospect pour vous aider à décider immédiatement de la suite à donner.
Consultez les informations fournies dans l’email, notamment le nom du prospect, sa fonction, son entreprise, son numéro de téléphone, sa dernière campagne et les 5 dernières activités. Vous évitez ainsi de rappeler sans contexte et disposez des informations nécessaires pour un échange plus pertinent.
Cliquez sur le bouton Call back in lemlist pour ouvrir le panneau du contact et poursuivre la conversation depuis la fiche du prospect. C’est le moyen le plus rapide de rappeler en disposant de tout le contexte.
Partie 4 : identifier les appelants lors des transferts d’appels
Si un utilisateur a configuré le transfert d’appel, la transmission du numéro de l’appelant est désormais active pour les appels entrants. L’appel transféré affiche donc le numéro réel du prospect plutôt que le numéro acheté.
Les commerciaux peuvent ainsi identifier immédiatement l’appelant, décider de répondre ou non et copier ou coller le numéro plus tard si nécessaire. C’est particulièrement utile pour les équipes qui utilisent encore le transfert d’appel et souhaitent savoir plus facilement qui les appelle.
Ce que comprend cette fonctionnalité
Notification par email en cas d’appel entrant : envoyée peu après le début de l’appel, avec des informations sur le prospect et ses activités.
Paramètre d’équipe géré par les administrateurs : se configure dans Paramètres d'appel.
Activé par défaut : votre équipe peut le laisser activé ou l’ajuster selon ses besoins.
Aucun transfert d’appel nécessaire pour les notifications par email : les utilisateurs peuvent être avertis même sans numéro de transfert.
Transmission du numéro de l’appelant : les appels transférés affichent le numéro réel du prospect.
Astuce : cette méthode est particulièrement utile pour les équipes qui ne peuvent pas utiliser de numéros de téléphone personnels pour les appels professionnels. Même sans transfert d’appel, les commerciaux peuvent voir qui a appelé et rappeler directement depuis lemlist.
Exemple concret
Exemple : un commercial appelle un prospect le matin depuis un numéro acheté sur lemlist. Plus tard, le prospect le rappelle alors que le commercial n’est pas à son bureau.
Si les notifications d’appels entrants par email sont activées, le dernier commercial à avoir appelé le prospect reçoit un email en quelques secondes. Il peut voir qui appelle, de quelle campagne vient le prospect et quelles sont les activités les plus récentes, puis cliquer sur Call back in lemlist pour poursuivre la conversation avec toutes les informations en main.
Si le commercial utilise aussi le transfert d’appel, l’appel entrant affiche le numéro réel du prospect, ce qui l’aide à identifier immédiatement l’appelant.
Problèmes courants et solutions
Problème : un utilisateur n’a pas reçu l’email de notification d’appel entrant
Cause : le paramètre d’équipe est peut-être désactivé, l’utilisateur n’est pas la dernière personne à avoir appelé le prospect ou ne fait plus partie de l’équipe.
Solution :
Demandez à un administrateur de l’équipe d’ouvrir Paramètres → Paramètres d'appel.
Vérifiez que l’option M’envoyer un email lors des appels entrants est activée dans l’onglet Paramètres de l'équipe.
Vérifiez quel membre de l’équipe a appelé le prospect en dernier, car c’est lui qui reçoit l’email.
Problème : le propriétaire du prospect s’attendait à recevoir l’email, mais un autre commercial l’a reçu
Cause : les emails sont envoyés au dernier utilisateur à avoir appelé le prospect, et non automatiquement au propriétaire du prospect.
Solution :
Faites le point sur l’organisation des appels dans votre équipe.
Assurez-vous que les commerciaux comprennent que le dernier utilisateur à avoir appelé le prospect reçoit l’email de notification d’appel entrant.
Si nécessaire, définissez qui se charge de contacter chaque prospect avant de lancer des campagnes comportant beaucoup d’appels.
Problème : il reste difficile d’identifier l’appelant lors d’un appel entrant transféré
Cause : l’utilisateur n’a peut-être pas configuré le transfert d’appel ou se fie uniquement aux notifications par email.
Solution :
Vérifiez si l’utilisateur a configuré le transfert d’appel.
Si le transfert est actif, le numéro réel du prospect doit s’afficher lors de l’appel entrant.
Si aucun transfert n’est configuré, utilisez l’email de notification pour identifier l’appelant et le rappeler depuis lemlist.
Problème : l’équipe s’attend à avoir des alertes dans l’application, une messagerie vocale ou des tâches pour les appels manqués
Cause : ces fonctionnalités ne font pas partie de cette version.
Solution :
Utilisez en priorité l’email de notification pour être averti des appels entrants.
Utilisez le panneau du contact dans lemlist pour consulter les informations du prospect et le rappeler.
Pour le moment, ne comptez pas sur la création de tâches pour les appels manqués ni sur la messagerie vocale pour gérer ces rappels.