Ce que vous allez apprendre
À la fin de ce guide, vous saurez distinguer les trois options de protection contre les doublons de lemlist, choisir celle qui convient à votre situation et résoudre les problèmes courants liés aux doublons lors de l’import.
Pourquoi c’est important
Les prospects en double consomment inutilement vos quotas d’envoi, agacent les destinataires qui reçoivent plusieurs fois les mêmes emails et faussent les statistiques de vos campagnes. Ils peuvent même nuire à votre réputation d’expéditeur si vos prospects, trop sollicités, signalent vos emails comme indésirables.
Une bonne gestion des doublons permet de :
Protéger vos prospects en leur évitant de recevoir plusieurs fois la même campagne
Préserver vos quotas d’envoi en évitant les envois inutiles
Fiabiliser vos statistiques en ne comptant chaque prospect qu’une seule fois
Éviter les sollicitations en double dans l’équipe lorsque plusieurs personnes gèrent des campagnes
Recontacter vos prospects sans risque en réimportant les prospects de campagnes terminées sans interférer avec la prospection en cours
Les options de protection contre les doublons de lemlist vous permettent de choisir précisément quels prospects peuvent être importés dans vos campagnes.
Avant de commencer
Avant de configurer la gestion des doublons :
Vous importez des prospects via un fichier CSV ou une intégration CRM – Les réglages s’affichent pendant l’import
Vous savez quelle règle appliquer à vos imports – Choisissez entre une protection stricte sur tout l’espace de travail, une protection limitée aux campagnes en cours ou une gestion plus souple, limitée à la campagne concernée
Vous connaissez le fonctionnement de votre équipe – Si plusieurs membres de l’équipe gèrent des campagnes, convenez ensemble des règles à appliquer aux doublons
Comment fonctionne la protection contre les doublons ?
Lors de l’import de prospects, vous pouvez choisir comment lemlist traite les doublons :
Option 1 : « Ne pas importer des prospects qui sont déjà dans cette campagne »
Recherche les doublons uniquement dans la campagne concernée
Autorise la présence d’un même prospect dans d’autres campagnes
À choisir si : vous souhaitez mener plusieurs campagnes auprès d’une même audience, avec des messages différents
Option 2 : « Don't import leads currently in progress in another campaign »
Vérifie les autres campagnes de votre espace de travail, mais exclut uniquement les prospects ayant un statut actif :
inProgress,paused,reviewedetscheduledAutorise la réimportation des prospects ayant un statut final :
done,interested,notInterestedetunsubscribedÀ choisir si : vous souhaitez éviter les conflits avec la prospection en cours, tout en pouvant recontacter les prospects qui ont terminé une ancienne campagne
Option 3 : « Don't import leads that are already part of any campaign in your lemlist team »
Vérifie à la fois la campagne concernée et toutes les autres campagnes de votre espace de travail
Bloque les prospects déjà présents dans une campagne de l’équipe, quel que soit le statut de la campagne
À choisir si : vous ne voulez jamais réimporter un prospect déjà présent dans une campagne de votre espace de travail
L’adresse email sert d’identifiant unique : les doublons sont détectés à partir de l’adresse email. Si deux prospects ont la même adresse email, mais des noms ou des entreprises différents, lemlist les considère comme un seul prospect. Les URL de profils LinkedIn peuvent aussi servir d’identifiants uniques : un même profil LinkedIn ne peut donc pas être ajouté deux fois lors d’un import ou d’un enrichissement. Les noms ne servent pas à détecter les doublons, car ils ne sont pas uniques. Plusieurs personnes peuvent porter le même nom, ce qui créerait de fausses correspondances.
Configurer la gestion des doublons pas à pas
Suivez les étapes habituelles pour importer un fichier CSV dans votre campagne. Pour le détail de la procédure, consultez Importer des prospects à partir d’un fichier CSV. À la dernière étape, configurez la gestion des doublons avant de cliquer sur Importer des prospects :
Étape 1 : choisir comment gérer les doublons
À la dernière étape, vous pouvez aussi activer des options d’enrichissement : rechercher des adresses email vérifiées, trouver des numéros de téléphone, enrichir les profils LinkedIn ou vérifier les adresses email existantes. Dans Gérer les doublons, choisissez ensuite l’une des options suivantes :
Ne pas importer des prospects qui sont déjà dans cette campagne (bloque les doublons dans la campagne concernée)
Don't import leads currently in progress in another campaign (bloque uniquement les prospects ayant un statut actif :
inProgress,paused,reviewed,scheduled)Don't import leads that are already part of any campaign in your lemlist team (bloque les doublons dans tout l’espace de travail, quel que soit le statut des campagnes)
Une fois votre choix fait, cliquez sur Importer des prospects pour terminer l’import.
Consulter les résultats de l’import
Étape 2 : vérifier les résultats de l’import
Une fois l’import configuré, consultez le nombre de prospects dans chaque catégorie :
Importés avec succès
Exclus comme doublons
Signalés comme déjà actifs dans une autre campagne
Échoué (adresse email au format incorrect, champs obligatoires manquants, etc.)
Étape 3 : examiner les doublons exclus et les conflits avec les campagnes en cours
Si des prospects sont exclus lors de l’import :
Repérez le bandeau jaune dans la fenêtre d’import
Cliquez sur Voir les détails pour consulter la liste des prospects exclus
Les prospects déjà actifs dans une autre campagne sont signalés par un avertissement de conflit dans cette fenêtre
Si un prospect a un statut final dans une autre campagne, vous pouvez le réimporter avec l’option currently in progress
Campagne, campagnes en cours ou espace de travail : quelle protection choisir ?
Dans la campagne concernée (« Ne pas importer des prospects qui sont déjà dans cette campagne »)
Fonctionnement :
lemlist recherche les doublons d’adresses email uniquement dans la campagne concernée
Si l’adresse email est déjà présente dans cette campagne → prospect exclu de l’import
Si l’adresse email est présente dans une autre campagne → prospect importé quand même
Exemple :
La campagne A (« Prospection à froid ») contient [email protected]
Dans la campagne B (« Reprise de contact »), vous importez [email protected]
Avec la protection limitée à la campagne : [email protected] est importé dans la campagne B, car il s’agit d’une autre campagne
Quand choisir cette option :
Vous menez volontairement plusieurs campagnes auprès des mêmes prospects
Exemple : une première campagne de prise de contact, puis une campagne de reprise de contact quelques mois plus tard
Pour les campagnes en cours (« Don't import leads currently in progress in another campaign »)
Fonctionnement :
lemlist vérifie si les prospects ont un statut actif dans les autres campagnes de votre espace de travail
Si l’adresse email est présente dans une autre campagne avec le statut
inProgress,paused,reviewedouscheduled→ prospect exclu de l’importSi l’adresse email n’est présente que dans des campagnes où le prospect a un statut final, comme
done,interested,notInterestedouunsubscribed→ import autorisé
Exemple :
La campagne A (« Prospection à froid ») contient [email protected] avec le statut
doneDans la campagne B (« Reprise de contact »), vous importez [email protected]
Avec la protection limitée aux campagnes en cours : [email protected] est importé dans la campagne B, car la campagne précédente est déjà terminée
Quand choisir cette option :
Vous souhaitez éviter de solliciter un prospect déjà engagé dans une campagne
Vous souhaitez recontacter des prospects d’anciennes campagnes terminées sans nettoyage manuel
Plusieurs membres de l’équipe gèrent des campagnes et vous souhaitez bloquer uniquement les conflits avec les campagnes en cours
Dans tout l’espace de travail (« Don't import leads that are already part of any campaign in your lemlist team »)
Fonctionnement :
lemlist vérifie à la fois la campagne concernée et toutes les autres campagnes de votre espace de travail
Si l’adresse email est déjà présente dans l’une de ces campagnes, tous statuts confondus → prospect exclu de l’import
Exemple :
La campagne A (« Prospection à froid ») contient [email protected]
Dans la campagne B (« Reprise de contact »), vous essayez d’importer [email protected]
Avec la protection sur tout l’espace de travail : [email protected] n’est pas importé, même si le prospect n’est plus actif dans la campagne A
Quand choisir cette option :
Vous ne voulez jamais réimporter un prospect déjà présent dans une campagne de l’équipe
Plusieurs membres de l’équipe gèrent des campagnes et vous avez besoin du contrôle des doublons le plus strict possible
Vous souhaitez bloquer strictement les doublons dans l’ensemble de votre espace de travail
Exemple concret
Une équipe commerciale évite les sollicitations simultanées sans bloquer les reprises de contact
Une équipe de vente B2B compte 5 commerciaux, qui gèrent chacun leurs propres campagnes auprès d’audiences similaires. L’équipe souhaite éviter de contacter le même prospect au même moment, mais veut aussi pouvoir recontacter ceux qui ont terminé d’anciennes séquences plusieurs mois auparavant.
La solution :
Activer l’option « Don't import leads currently in progress in another campaign » lors des imports.
Déroulement :
Le commercial 1 importe 500 prospects dans « Campagne de prospection du 4e trimestre »
Le commercial 2 importe 600 prospects dans « Campagne de reprise de contact »
lemlist vérifie quels prospects du commercial 2 sont encore actifs dans d’autres campagnes
Les prospects ayant un statut actif sont exclus, tandis que ceux des campagnes terminées sont importés
Résultat :
Aucun prospect ne reçoit de sollicitations de plusieurs campagnes au même moment
Les anciens prospects peuvent être recontactés sans risque
La réputation d’expéditeur reste protégée, sans bloquer les campagnes de relance pertinentes
À retenir : la protection limitée aux campagnes en cours est idéale pour éviter les sollicitations simultanées tout en gardant la possibilité de recontacter vos prospects.
Questions fréquentes sur l’import de prospects et les doublons
Pourquoi les prospects supprimés réapparaissent-ils dans vos campagnes ?
Cause : l’intégration CRM actualise les données et réimporte les prospects de la liste source.
Ce qui se passe :
Vous supprimez un prospect de votre campagne lemlist
Votre intégration CRM lance sa synchronisation périodique (par exemple, chaque jour)
Le prospect figure toujours dans la liste source du CRM (une vue filtrée ou un segment, par exemple)
lemlist réimporte le prospect, car il est toujours présent dans la source CRM
Solution :
Mettez l’import CRM en pause depuis la section Historique d'import de lemlist : ouvrez l’onglet Liste de prospects de votre campagne, accédez à Historique d'import, puis cliquez sur Pause à côté de la synchronisation. C’est la solution la plus rapide, sans aucune modification à faire dans votre CRM. Les prospects déjà présents dans la campagne y restent et poursuivent la séquence normalement.
Retirez le prospect de la liste source de votre CRM (le filtre, le segment ou la vue qui alimente lemlist)
Ou excluez le prospect dans votre CRM à l’aide de tags ou d’un statut de CRM (par exemple, « Ne pas contacter »)
Ou adaptez les réglages de l’intégration CRM pour exclure certains statuts ou tags
Bonne pratique : si vous supprimez un prospect de lemlist, mettez aussi à jour son statut de CRM pour éviter qu’il soit réimporté.
Comment ajouter automatiquement les nouveaux prospects à votre campagne ?
Avec une intégration CRM :
Les nouveaux prospects ajoutés à la liste filtrée ou au segment de votre CRM sont synchronisés automatiquement lors des actualisations périodiques
Consultez les réglages de l’intégration pour vérifier la fréquence de synchronisation (tous les jours, toutes les heures, etc.)
Vérifiez que le filtre ou le segment CRM est bien configuré pour inclure les nouveaux prospects
Avec un import manuel :
Les nouveaux prospects ne sont pas ajoutés automatiquement : vous devez importer manuellement des fichiers CSV à jour
Pour automatiser la synchronisation, vous pouvez utiliser Zapier ou une intégration CRM
Cette option sera-t-elle aussi disponible via l’API ?
Oui. La règle « Don't import leads currently in progress in another campaign » sera également disponible via l’API.
Problèmes courants et solutions
Problème : tous vos prospects sont exclus comme doublons
Cause : tous les prospects sont déjà présents dans des campagnes, ou le réglage choisi est trop strict
Solution :
Vérifiez dans quelles campagnes ces prospects sont déjà présents
Si vous souhaitez uniquement éviter les conflits avec des campagnes en cours, choisissez « Don't import leads currently in progress in another campaign » plutôt que la protection stricte sur tout l’espace de travail
Pour autoriser la présence d’un même prospect dans plusieurs campagnes sans restriction, limitez la protection contre les doublons à la campagne concernée
Problème : un prospect d’une ancienne campagne terminée ne peut pas être importé
Cause : la protection stricte sur tout l’espace de travail est activée. Elle bloque les prospects présents dans n’importe quelle campagne, quel que soit leur statut
Solution :
Passez à l’option « Don't import leads currently in progress in another campaign » pour réimporter des prospects de campagnes terminées
Utilisez le bandeau jaune et l’option Voir les détails pour vérifier quels prospects ont été exclus
Problème : un prospect est signalé comme déjà actif dans une autre campagne
Cause : le prospect est présent dans une autre campagne avec un statut actif tel que inProgress, paused, reviewed ou scheduled
Solution :
Dans le bandeau jaune, cliquez sur Voir les détails pour identifier le conflit
Attendez que le prospect termine son parcours dans cette campagne ou retirez-le de la campagne en cours avant de le réimporter
Problème : des prospects en double sont importés malgré les réglages
Cause : de légères différences dans les adresses email (espaces superflus, majuscules ou minuscules) conduisent lemlist à les considérer comme des adresses différentes
Solution :
Nettoyez les données de votre fichier CSV avant l’import :
Supprimez les espaces superflus
Uniformisez l’usage des majuscules et des minuscules
Utilisez un outil de nettoyage de données ou des formules Excel pour uniformiser les adresses email avant l’import
Problème : l’intégration CRM réimporte sans cesse les prospects que vous avez supprimés
Cause : les prospects supprimés figurent toujours dans la liste source du CRM
Solution :
Mettez l’import CRM en pause ou supprimez-le depuis la section Historique d'import : ouvrez l’onglet Liste de prospects de votre campagne, puis Historique d'import, et cliquez sur Pause pour interrompre la synchronisation des nouveaux prospects. Aucune modification de votre CRM n’est nécessaire. Pour supprimer complètement la synchronisation, cliquez sur Supprimer.
Mettez à jour le statut de CRM du prospect (par exemple, « Désabonné » ou « Ne pas contacter »)
Adaptez le filtre ou le segment de votre CRM pour exclure les prospects ayant ce statut
lemlist les ignorera lors de la prochaine synchronisation
Bonnes pratiques
Limitez la protection aux campagnes en cours pour recontacter d’anciens prospects : si vous voulez éviter les sollicitations simultanées tout en recontactant des prospects de campagnes terminées, utilisez « Don't import leads currently in progress in another campaign ».
Appliquez la protection stricte à tout l’espace de travail pour empêcher toute réimportation : choisissez « Don't import leads that are already part of any campaign in your lemlist team » si votre équipe souhaite la protection la plus stricte contre les doublons.
Nettoyez vos données avant l’import : uniformisez le format des adresses email et supprimez les espaces superflus. Cela évite que de légères différences conduisent lemlist à considérer deux versions d’une même adresse comme des adresses distinctes.
Accordez-vous sur une règle commune dans l’équipe : si plusieurs personnes importent des prospects, choisissez ensemble une règle de gestion des doublons et documentez-la. Utilisez tous le même réglage pour éviter les incohérences.
Vérifiez les prospects exclus de l’import : après chaque import, utilisez le bandeau jaune et Voir les détails pour savoir si un prospect a été bloqué parce qu’il est actif dans une autre campagne ou parce que la règle choisie est plus stricte que prévu.
Ajoutez un tag indiquant la source des prospects : lors de l’import, attribuez aux prospects un tag correspondant à leur source (par exemple, « Extraction LinkedIn – 4e trimestre »). Vous pourrez ainsi retrouver l’origine des doublons.
Archivez les campagnes terminées : dès qu’une campagne est terminée, archivez-la. Vos campagnes en cours restent ainsi bien organisées et vous réduisez le risque de conflits liés aux doublons avec d’anciennes campagnes.
Pour simplifier vos campagnes LinkedIn, créez une « campagne de stockage » réservée aux relations de 1er niveau. En séparant ainsi vos relations actuelles, vous évitez les invitations en double dans d’autres campagnes sans rapport.
Configurez votre intégration CRM avec soin : réglez les filtres de la source pour exclure les prospects désabonnés, ceux dont les emails ont généré un bounce et ceux marqués « Ne pas contacter ». Vous éviterez ainsi de réimporter des prospects que vous ne souhaitez pas contacter.
Exportez vos données avant toute opération en masse : avant une modification en masse (suppression d’anciennes campagnes, retrait des doublons), exportez vos listes de prospects pour en garder une copie de sauvegarde.
Planifiez vos synchronisations : si vous utilisez une intégration CRM, ajustez la fréquence des synchronisations au rythme de vos campagnes. Une synchronisation quotidienne convient aux campagnes à gros volume ; une synchronisation hebdomadaire suffit pour les campagnes au rythme plus lent.
Enrichissement et gestion des doublons
Dans les campagnes LinkedIn, lemlist ignore automatiquement les étapes d’invitation lorsque le prospect fait déjà partie de vos relations de 1er niveau, puis passe aux étapes suivantes de la séquence. Si votre campagne réunit des prospects de différents niveaux de relation, utilisez une condition comme « Accepted Invite » pour que les relances correspondent précisément au statut de chaque relation.
Quand vous enrichissez vos contacts dans lemlist, le système évite les enrichissements en double et la consommation inutile de crédits :
Les prospects dont l’URL LinkedIn correspond à celle d’une fiche existante ne sont pas enrichis à nouveau.
Des données incohérentes ou incomplètes peuvent faire échouer l’enrichissement. Il est donc essentiel d’uniformiser vos données.
Bonnes pratiques pour éviter les doublons lors de l’enrichissement
Uniformisez les données de vos listes de prospects pour éviter les incohérences.
Utilisez la détection des doublons par URL LinkedIn et par adresse email pour limiter les enrichissements en double.
Vérifiez régulièrement les résultats de l’enrichissement pour repérer et corriger les problèmes liés à des incohérences dans les données.